Avsluta överklagandet. Hur man skriver "respektfullt" i slutet av ett brev: ett exempel på adjö

Medveten artighet kan se extremt oartig ut. Hur kan du undvika detta? Vi delar råd från experter inom etikettområdet.

Sluta skriva "Bästa hälsningar!" i slutet av brevet. Ja, den här signaturen ser ofarlig ut. Du önskar verkligen svaret bara gott. Men tiderna förändras, och sådana artighetsformler har blivit överflödiga.

Enligt forskare från University of Pennsylvania, som har studerat frågan sedan 2003, har den sociala normen förändrats relativt nyligen. Nu slutar bara 5% av e-postmeddelandena med sådana önskemål. Oftare tillskrivs "Tack!" eller "Med vänliga hälsningar!" ...

E-post blev utbredd på 90-talet, och de flesta användare tappade omedelbart formaliteterna - och artighetsformeln i slutet av meddelanden. Enligt affärsetikettcoach Barbara Patcher, "Det var mer som en klippbok." På Los Angeles webbsida Tider Neil Schmegler, en sociolog vid University of California, förutspår att papperskorrespondensen äntligen kommer att höra till det förflutna med utvecklingen av elektronisk teknik.

Men med tiden tog e-post på sig rollen som papper och människor återvände till bekanta normer för affärskorrespondens. Pachter säger, "Det finns en hel hierarki av slutliga signaturer." Så vad ska du välja? "Med respekt"? Dålig stämpel. "Hallå"? För emotionellt. "Tacka"? Detta är ett bra alternativ, men det väljs ofta där tacksamhet inte alls krävs. "Med vänliga hälsningar, din" - har du verkligen uppriktigt bifogat var och en av dessa filer?

Problemet med "all the best" är att det inte säger något till respondenten alls. Affärsetisk konsult Judith Callos säger, "Detta är en meningslös talformel, som används när det inte finns något att säga." Andra experter är inte så kategoriska: de kallar det "ofarligt", "korrekt", "anständigt" eller "inget". Liz Danziko, chef för PR-byrån NPR Säger: ”Nyligen uttryckte” All the best ”som regel artig ouppmärksamhet - men nu kan det betyda en dold förbittring eller hot.”

"Bästa önskningar" är prickade med brev skrivna för flera århundraden sedan. I den angelsaxiska traditionen uppträdde stämpeln 1922. Enligt Oxford English Dictionary underlättades detta av Francis Scott Fitzgerald, som skrev "Zelda skickar bästa hälsningar" till litteraturkritikern Edmond Wilson. Formeln blev utbredd och avslutade sitt liv först i slutet av 1968, när Larry King fick ett officiellt meddelande som slutade "God dag, Billy." Sådana brev var redan ansträngda då, och till och med Larry King, skarp tunga, sa att det var för bekant.

Hänsynsformler har varit inblandade i språk i århundraden. År 1922 skrev Emily Post, en av pelarna för etikettvetenskapen:

”Brittarna började bli av med utsmyckningar i brev tillbaka på 1700-talet. De begränsade sig till "Med vänliga hälsningar din."

Under internetåldern fortsätter traditionen. Människor undviker både förtrogenhet och uttryck för tillgivenhet och använder lika mycket neutral formuleringen i slutet av brevet. Enligt undersökningen föredrar 75% av folket "Tack!" eller "lycka till!" Men många medger att detta inte är det bästa valet, men de måste följa den nya sociala normen.

Om inte "bästa önskningar", hur?

Aldrig. Använd inte artiga formler i din signatur alls. Med spridningen av tjänster som Slack har e-post blivit mer som snabbmeddelanden. Barbara Patchet säger, "E-post har blivit mindre formell." Nu, i brev till vänner eller goda bekanta, används inte slutliga formler - man tror att detta är samma arkaism som röstmeddelanden. Tillståndsformler bromsar bara korrespondensen. Liz Danziko kommenterar: "Folk pratar inte så." Hon slutar själv i slutet av e-postmeddelanden - affärer och personliga. Utan underskrift.

"Tricks" i den sista bokstaven

Hur ökar finalens effektivitet och aktivitet?

Olika användningar av aktiva och känslomässiga fraser i bokstavens slut kan ha olika effekter och leda till olika resultat.

Se efter själv:

DRICKS

Om det är viktigt för dig att hålla initiativet i korrespondens med adressaten / klienten; om det är viktigt att "hålla fingret på pulsen" och bidra till en dynamisk lösning av frågor, tänk noga över den aktiva delen av den sista bokstaven!

Slutet på ditt brev ska sluta med ett språk som är förståeligt för adressaten / klienten om nästa steg.

Tvinga inte klienten att självständigt gissa vad han ska göra när du får ditt brev. Var noga med att kommunicera vad du förväntar dig att han gör och när han behöver vidta dessa åtgärder.

Den effektiva delen av finalen måste nödvändigtvis innehålla information som svarar på följande frågor:

"Vad är nästa steg?" och "När ska det genomföras?"

Beroende på situationen är det nödvändigt att reglera graden av kategorisering av finalen.

Håll en rimlig proportion mellan den effektiva och bilddelen av finalen.

Kom ihåg: bildkomponenten i slutet fungerar bra för att skapa en positiv känslomässig stämning när du kommunicerar, men det kan avsevärt minska bokstavens effektivitet, "suddas ut" målet och provocera mottagaren till ett "långsamt" svar.

Gör finalen mer aktiv, håll initiativet!

Specifika situationer

Det händer ofta att det är mycket viktigt för oss att veta adressatens svar (hans "ja" eller "nej"). Samtidigt ligger situationens delikatess i det faktum att vi inte har någon rätt att ange och insistera på svaret och dess tidpunkt. En sådan indikation kan se ut som felaktig, för tidig, oartig och ibland uppriktigt påträngande.

Till exempel är min adressat i brevet intresserad av möjligheten att utbilda sig i affärskorrespondens för sina underordnade. I mitt svarbrev beskriver jag i detalj möjligheten att genomföra en sådan utbildning, och som ett resultat är det viktigt för mig att inte förlora tråden i dialog med adressaten och lära sig om hans beslut. Och det är viktigt att göra detta så korrekt som möjligt. Hur?

I sådana situationer fungerar en teknik som jag kallar "Uppföljning" bra.

Kärnan i mottagningen: ange mottagaren / klienten en händelse / åtgärd som kommer att inträffa omedelbart efter att du fått hans svar.

Till exempel: "Ivan Ivanovich, låt mig veta hur intressant mitt förslag är för dig, så kan vi omedelbart komma överens om datum och detaljer för träningen."

Alternativ för finaler med en indikation på den efterföljande åtgärden:

"Skriv om ditt beslut - så fortsätter vi omedelbart med pappersarbetet."

"Så snart vi får svar från dig är vi redo att skicka ett justerat betalningsschema till dig."

"Skriv vilka av de skickade alternativen som passar dig bäst - så skickar jag omedelbart specifik detaljerad information om registreringsordningen."

"Jag väntar på genomsökningar från dig - och omedelbart ger jag betalningsuppdraget."

"Berätta om det valda alternativet - så är vi redo att skicka vårt kommersiella erbjudande till dig."

"Skriv vilket alternativ som passar dig bäst - så kan jag omedelbart berätta i detalj om proceduren för utfärdande av detta kort."

När man arbetar med den aktiva delen av finalen bör man inte glömma den emotionella delen, eftersom positiva känslor är långt ifrån det sista i affärskommunikation.

Indisk visdom säger: "Ingenting uppmuntrar en person som ett vänligt ord." Och filmens fångstfras upprepar henne: "Ett vänligt ord och en katt är nöjd." Så varför inte stänga brevet till vår respekterade adressat med ett vänligt ord?

Bild / känslomässig del av finalen

Finalen i ett affärsbrev (och ett brev i allmänhet) ser mer värdigt och professionellt ut om vi tillsammans med ett uttalande om vår position uppmärksammar vår adressat / kunds intressen och personlighet.

KLAR KLICKA (ANVÄND ATT SKRIVA SNABBARE)

Alternativ för bild / känslomässiga fraser i bokstavens sista:

Vi ser fram emot att samarbeta!

Vi kommer gärna att samarbeta med dig!

Jag svarar gärna på dina frågor.

Om du har några frågor, vänligen kontakta. Vi kommer definitivt att svara på dem!

Om du har några frågor - skriv eller ring. Vi kommer säkert att svara dig!

Ser fram emot fruktbart samarbete ...

Vi är alltid redo att hjälpa och svara på dina frågor.

Vänliga hälsningar…

Med respekt ...

Med respekt och hopp om fruktbart samarbete ...

Jag hoppas verkligen att vårt samarbete kommer att vara positivt och produktivt.

Vi är glada att se dig bland våra glada kunder!

Tack för ditt samarbete!

NOTERA. DET ÄR VIKTIGT!

När du arbetar med bilddelen av finalen är det viktigt att förstå att den sista frasen måste överensstämma med bokstavens innehåll. Det händer ofta att den sista bildfrasen matas in av oss i signaturblocket - och tyvärr motsvarar det inte alltid den semantiska kontexten för själva bokstaven. Det blir en död mall som inte uppfyller sitt ursprungliga syfte eller (värre) börjar motsäga innehållet i brevet.

Bekräftelse på detta finns i brevet nedan.

Från: Ivanova Valentina

Skickat: Torsdagen den 26 augusti 2010 19:13

Till: Nikolay Petrovich

Ämne: Ledande revisor

God kväll, Nikolai Petrovich!

Jag skriver till dig i samband med situationen med valet av kandidater till chefsbokföringen i din underordnade tjänst. Anställningen har varit öppen i mer än två månader. Positionen är ganska svår.

I slutet av juli ägde ett möte rum med Ekaterina Kozlova - en riktig och värdig kandidat för att fylla ledigheten. Hon slutförde alla praktiska uppgifter, vi överlämnade dem till din tjänst. Resultaten av uppgifterna har ännu inte analyserats. I början av förra veckan gav vi dig ytterligare två frågeformulär från kandidater till revisorjobbet och dessa kandidaters svar på frågor. Situationen är densamma - det finns inget svar. Nikolai Petrovich, jag är säker på att det inte är någon mening att fortsätta arbeta på detta sätt.

Jag informerar er om att från och med idag överförs den ledande revisorn till kategorin icke-brådskande. Detta innebär att i närvaro av ett tillräckligt stort antal nuvarande lediga platser i personalavdelningen kommer vi att söka efter kandidater till chefsbokföringen på kvarvarande basis.

Ha gott humör och ha en bra dag!

Valentina Ivanova

HR-chef

DRICKS

Var noga med att matcha ljudet av den sista känslomässiga frasen med huvudinnehållet i brevet. Håll en lista över klichéfraser till hands för att påskynda ditt arbete.

En universell version av bildfrasen är frasen: "Med vänliga hälsningar ..."

Endast den kan placeras i ett automatiskt signaturblock. Alla andra bildfraser kräver extra uppmärksamhet och samordning med innehållet i brevet.

Uppmärksamhet! Undvik fel i användningen av följande fraser i slutet av brevet:

"Tack för din förståelse" / "Tack för din förståelse"

"Tack för din uppmärksamhet"

"Med vänliga hälsningar!"

"Med vänliga hälsningar!

"Lycka till!"

Låt oss ta en närmare titt.

Sista frasen: "Tack för din förståelse!" / "Tack för din förståelse"

Denna fras har en semantisk konnotation av ursäkt. Använd därför den bara när du behöver be om ursäkt till mottagaren.

Kolla in bokstavsalternativen nedan. Lägg märke till hur den sista frasen ändrar betydelsen av bokstaven.

Använd inte denna fras i en situation där du vill uttrycka tacksamhet för ett gemensamt arbete. I det här fallet låter fraser mer organiska:

"Tack för ditt samarbete!"

"Tack för det fruktbara samarbetet!"

Använd inte den här frasen för att tacka mottagaren för deras uppmärksamhet på din information och för att uttrycka hopp om att de förstår allt. För dessa fall är andra alternativ lämpliga:

”Jag försökte beskriva kärnan i situationen så exakt som möjligt. Om vissa punkter samtidigt var oförståliga för dig, snälla, låt mig veta och jag kommer att förklara mer detaljerat ”;

”Om det finns några obegripliga ögonblick i den skickade informationen, vänligen meddela oss. Jag kommer att ge nödvändiga kommentarer ”;

”Jag försökte förklara kärnan i frågan så mycket detaljerat som möjligt. Ändå, om du har fler frågor, skriv så svarar jag dem gärna. "

Sista frasen: "Tack för din uppmärksamhet"

Det är viktigt att förstå följande när du använder den här frasen. Det är bara relevant i en affärssituation där du uttrycker tacksamhet för den uppmärksamhet du har fått som svar på din begäran / fråga. Mer korrekt i ljud och mening i en sådan situation skulle vara alternativet: "Tack för den uppmärksamhet som du har gett mig."

Frasen "Tack för din uppmärksamhet!" absolut olämpligt i en situation där du är initiativtagare till ett affärsbrev.

Varför? Poängen ligger i dess semantiska implikationer. Vi använder vanligtvis frasen "Tack för din uppmärksamhet" för att tacka dig för uppmärksamhet som kanske inte har fått. (Ett typiskt exempel på en sådan situation i vardagen: TV-information om väderprognosen.)

När vi avslutar vårt informationsmeddelande med denna fras sänder vi två semantiska betydelser:

1. "Jag är tacksam mot dig för den tid du gav mig, eftersom du hade all rätt att inte lyssna på mig";

2. "Adjö" ("Tack alla. Alla är fria").

Båda dessa betydelser är oorganiska för affärsskrivning.

För det första är det olämpligt att säga adjö till klienten så kategoriskt, utan att lämna någon anledning och hoppas på att dialogen återupptas.

För det andra är det konstigt och olämpligt att skriva brev vars relevans du inte är säker på. Även om du skriver ett sådant brev måste du avsluta det med en indikation på användbarheten och användbarheten av din information.

Sammanfattning: frasen "Tack för din uppmärksamhet" är inte organisk i slutet av ett affärsbrev.

Det är bättre att använda fraser istället:

"Jag hoppas verkligen att vår information hjälper dig ..."

"Vi är säkra på att denna information kommer att vara användbar i ..."

"Jag hoppas verkligen att den information jag har gett dig kommer att vara användbar för dig / kommer att hjälpa dig ..."

Fraser i finalen: "All the best!" / "All the best!"

Båda fraserna är varianter av ett artigt men slutligt adjö. De är lämpliga i situationer där vi är intresserade av att avsluta dialogen.

Om vi \u200b\u200bvill uttrycka våra önskemål om vänlighet eller uppriktigt deltagande till klienten / adressaten, så fraserna "All the best!" och "All the best!" bättre ersätt med:

"Ha en bra dag!"

"Ha gott humör och ha en bra dag!"

"Med vänliga hälsningar ..."

"Med uppriktiga önskningar ..."

Uttrycket i finalen: "Lycka till!"

Den här korta frasen i slutet av brevet har två semantiska nyanser.

1. En önskan om en framgångsrik kombination av framtida omständigheter.

2. En indikation på att den sändande adressaten inte kommer att ha någon relation till dessa omständigheter ("detta kommer att ske utan mig, utan mitt deltagande").

Bestäm själv hur acceptabelt dessa semantiska sammanhang är i din korrespondens med kunder / partners.

Så vi har rensat upp frågan med huvudinstrumentet för tydlig skrivning - dess struktur. Grunden för tydlighet anges tydligt tre punkter av uppmärksamhet, inklusive "knep" i den sista bokstaven.

Detta är en "semantisk triangel", ett slags "semantisk ram" för att skriva.

Nu i denna "ram" måste vi placera huvudinnehållet i brevet. Placera på ett sådant sätt att vår adressat får största möjliga klarhet, snabbhet och komfort för läsning och uppfattning. Tydlighetsverktyg hjälper till med detta. Låt oss komma ihåg dem.

1. En tydlig struktur av brevet (inklusive tre uppmärksamhetspunkter) - vi har redan behärskat detta.

Och med nästa måste vi ta reda på det.

2. Volymen på bokstaven, bekväm för uppfattningen.

3. Inlämnande av information i en logik som är helt förståelig för adressaten (5 x 5-princip).

4. Grafiska metoder för systematisering och uttryck av texten: stycken, rubriker, numrering.

5. Förslagets karaktär (volym och struktur).

Låt oss gå i ordning.

Denna text är ett inledande fragment. Från boken Individual Entrepreneur [Registrering, redovisning och rapportering, beskattning] författare Anischenko Alexander Vladimirovich

2.6. Skatt ”knep” För att minska mängden betald skatt letar cheferna för olika organisationer och deras assistenter ständigt efter optimala skattesystem. Detta är helt normalt så länge det inte går utöver den rättsliga ramen. Det är inte ovanligt i

författare

Typiska knep för bilförsäljare Tidigare har vi upprepade gånger sagt att huvudmålet för alla bilförsäljare är att sälja en bil så snabbt som möjligt och med största vinst för sig själv. Det är från detta som köparen ska gå vidare för att inte vara det

Från boken Hur man fuskar när man köper en bil. Guide för de sparsamma författare Gladky Alexey Anatolievich

Andra knep och knep som används i bilhandlare I allmänhet har processen att köpa en bil i en återförsäljare eller en bilhandlare många finesser och nyanser. Var medveten om att de anställda i dessa strukturer är erfarna specialister, och att deras inkomster beror direkt på

Från boken Police Inspection: Lawyer's Practical Guidelines for Business Protection författare Selyutin Alexander Viktorovich

Undersökning och sökning. Våra knep mot polisens knep Som jag redan har sagt är den rättsliga grunden för polisens inspektion av lokaler lagen "om ORD", och ett tydligt förfarande för att genomföra en undersökning regleras av Rysslands inrikesministerium "om godkännande av instruktionen om proceduren

Från boken Fusk och provokation i små och medelstora företag författare Gladky Alexey Anatolievich

Från boken Logical Framework Approach och dess tillämpning för analys och planering av aktiviteter författare Gotin Sergey Valerievich

VAD ÄR LITTA TIPS OCH STORA PROBLEM? Återigen har varje givare olika budgetkrav. Ändå kommer vi att försöka formulera några ganska allmänna regler som gör att du kan lägga fram en preliminär budget i

Från boken Låt dig inte luras av en revisor! En bok för chefen och företagets ägare författare Slät Alexey

Små knep I detta avsnitt kommer vi att överväga några små knep som gör det möjligt för regissören att kontrollera processer, transaktioner, operationer och i allmänhet - att övervaka revisorns aktiviteter och obemärkt av andra. Det är ingen hemlighet att en av de mest

Från boken How To Make Money on the Internet: A Practical Guide författare Dorokhova Marta Alexandrovna

10.1. Surfing och betald e-post Surfing är en form av inkomst där du får betalt för att visa webbplatser. Betalda e-postmeddelanden är intäkter som liknar surfing, bara i det här fallet kommer ett e-postmeddelande till din inkorg med en länk till en webbplats. Du passerar förbi

Från boken How to Become a CEO. Regler för att klättra till maktens höjder i alla organisationer författare Fox Jeffrey J.

XXV. Skriv bokstäver för hand Impersonell kommunikation sprids mer och mer. Fax, e-post, e-post som skickas automatiskt till hundratals adresser, telefonsvarare, personsökare, bankomater, pratande bildörrar, automatisk portörhöjning

Från boken Hur man arbetar fyra timmar i veckan av Ferris Timothy

Att leva efter boken "Hur man arbetar fyra timmar i veckan" Fall, exempel, Zen-tips och tricks och konsten att leva som en rockstjärna. Konstälskare ville. Målfoto. Virtuell rättspraxis. Flyg med Ornithreads. Utbildning utan jobb. Att läkaren

författare

Dödliga försäljningsbrev Var och en av försäljningsbrev som du ser nedan har redan gett oss mer än en miljon rubel. Ta dem bara som en modell. Som i sin tur gjorde vi det med hjälp av bokstäverna från de starkaste västerländska informationsaffärarna. Det är dags att komma ut

Från boken Infobusiness. Vi tjänar pengar på att sälja information författare Parabellum Andrey Alekseevich

Stärka säljbrevet Videomeddelande Stärker försäljningskopian med ett videomeddelande mycket bra. Och du behöver inte göra det professionellt. Ta den vanligaste kameran, slå på videoläget, spela in. Och sajten har redan ett "talande huvud", tror hon mycket

Från boken Business e-postkorrespondens. Fem framgångsregler författare Vorotyntseva Tamara

Strukturen för bokstaven Strukturen är nyckeln till tydlighet och betydelsefull harmoni Strukturen för bokstaven (fig. 4) är som följer. Figur: 4. Struktur

Från boken Careers for Introverts. Hur man bygger trovärdighet och får en kampanj du förtjänar av Enkovitz Nancy

Brev till redaktören Brev till redaktören är en utmärkt metod för alla som gillar att uttrycka sin ståndpunkt skriftligen. Dessutom hjälper det till att öka populariteten. Det vill säga det är den perfekta metoden för introverta. Många av mina bekanta rekommenderar starkt en profilsida

författare Parabellum Andrey Alekseevich

Skriva brev Hur skriver jag ett försäljningsbrev? Det bör finnas en välkomstvideo eller en fängslande bild först. Dessutom finns det flera block i ett bra brev: 1. Smärta. Här kan du ställa frågor eller beskriva klientens nuvarande tillstånd, hans problem och

Från boken Infobusiness at Full Capacity [Doubling Sales] författare Parabellum Andrey Alekseevich

Nästa brev Går vidare till tredje bokstaven. Strukturen är i princip densamma: en hälsning, ord som du vill ge ytterligare en hemlig bonus, en berättelse om själva bonusen och en länk till den. I sista bokstaven (det finns totalt sju) - återigen en liten teaser för nästa gåva. Ett plus

De vanligaste fraserna för att fylla i ett företagsbrev på engelska är Med vänliga hälsningar, Med vänlig hälsning, Med vänliga hälsningar. Nedan följer funktionerna i användningen av var och en av dem.

Med vänliga hälsningar

Möjliga alternativ: Med vänliga hälsningar din (amerikansk engelska), med vänliga hälsningar.
Det vanligaste sättet att fylla i en företagsbrev (formell) är på engelska. Den används när mottagarens namn anges i början av bokstaven i en träff, till exempel: "Kära Fru Paula Hill".

Med vänlig hälsning

Uttrycket anses vara lite daterat, även om det fortfarande finns i affärskorrespondens, särskilt på brittisk engelska. Det används sällan på amerikansk engelska. Med vänlig hälsning). Det speciella med att använda detta uttryck är att det ska användas i avsaknad av mottagarens namn i överklagandet i början av brevet, till exempel: "Kära herr"eller" Kära Fröken".

Med vänlig hälsning

Amerikansk motsvarighet till uttryck Med vänlig hälsning.

vänliga hälsningar

Möjliga alternativ: Vänliga hälsningar, hälsningar, hälsningar, vänliga hälsningar etc.
Dessa uttryck låter mindre formellt än Med vänliga hälsningaroch Med vänlig hälsning... Vi rekommenderar att du endast använder dem när brevet INTE är strikt officiellt och riktar sig till en person som du har utvecklat mer vänliga (och inte bara affärsrelationer) med. Det bör dock noteras att dessa uttryck ofta används i e affärskorrespondens.

Sammanfattning

Kära fru Paula Hill, => Med vänliga hälsningar (Brittisk engelska), Med vänlig hälsning (Amerikansk engelska), vänliga hälsningar.
Formell stil, mottagarens namn anges i överklagandet.

Kära herr eller fru, => Med vänlig hälsning (Brittisk engelska), Med vänlig hälsning (Amerikansk engelska).
Formell stil, mottagarens namn anges INTE i överklagandet. Uttrycken anses vara lite föråldrade, även om de fortfarande finns idag.

Varje överklagande=> Med vänliga hälsningar, vänliga hälsningar, varma hälsningar, hälsningar, vänliga hälsningar.
Mindre formella sätt att fylla i ett företagsbrev. Används ofta i elektronisk affärskorrespondens.
se även

18 166 957 0

En anställd inom vilket område som helst förr eller senare står inför problemet med att skriva ett affärsbrev. Huvudfrågan är hur man börjar och hur man avslutar? Många webbplatser erbjuder grundregler och exempel, med liten uppmärksamhet åt den sista delen av dokumenten.

Brevet bör vara perfekt i allt. Även den minsta överträdelsen av reglerna kan skada din trovärdighet eller företagets prestige.

I en kort form föreslår vi att du bekantar dig med de viktigaste reglerna för affärsbrev och mer detaljerat i den sista delen av det officiella brevet.

Du kommer behöva:

Allmänna regler för affärsbrev

  1. När du fyller i brevet, kom ihåg att du inte uttrycker din egen åsikt utan handlar för en juridisk enhet (institution, organisation eller företag).
  2. Du måste tydligt presentera de resultat som ska uppnås med detta brev och effektivt använda alla möjligheter i texten.
  3. Bestäm presentationen tydligt och markera informationen för introduktionen, huvuddelen eller slutet.
  4. I inledningen förbereder vi adressaten för uppfattning efter överklagandet. Detta kan vara en sammanfattning av de händelser som ledde till att dokumentet kom till. Huvuddelen innehåller ett uttalande om kärnan i problemet med nödvändig argumentation (förklaring, numeriska beräkningar, hänvisningar till lagstiftningsakter).

En mer effektiv och lättläst text, där först ett förslag, en begäran eller ett krav läggs fram, sedan argumentationen och det inte finns någon inledande del alls.

En del av slutet - bilagor

Vissa dokument har bilagor som kompletterar, klargör eller specificerar specifika frågor. De måste noteras i slutet av brevet, med flera rader från sista stycket.

Metoder för applikationsdesign:

1) Tillämpningar som nämns i texten, sedan görs en anteckning om detta enligt följande:

Bilaga: på 5 sidor, i 3 exemplar.

2) Ansökningar som inte anges i texten måste listas, var noga med att ange titeln, antalet sidor i varje ansökan och antalet kopior.

Bilaga: "Lag om bedömning av pågående byggkostnader", på 2 sidor, i 3 exemplar.

3) Ibland finns det flera applikationer. Sedan listas de med namn och numreras. Med ett stort antal ansökningar sammanställs listan separat och i bokstaven efter texten noterar de:

Bilaga: enligt listan på ... s.

Bifoga kopior av dokumenten till bokstaven i den ordning de numrerades i bilagan.

Ansökan undertecknas som regel av cheferna för strukturella avdelningar. I de fall applikationer sys behöver du inte ange antalet sidor.

Hövlighet och korrekthet är grunden för slutet

Det finns olika alternativ för att bygga slutet. Det beror på vad brevet sa.

De vanligaste kompletterande exemplen är:

1) Upprepa tacksamheten i början eller helt enkelt tacka för hjälpen:

Tack igen ...
Låt mig tacka dig igen ...
Vi vill än en gång uttrycka vår uppriktiga tacksamhet ...
Tack för hjälpen …

2) Uttryck hopp:

Vi hoppas att avtalet kommer att gynna ömsesidigt ...
Vi hoppas att vårt erbjudande kommer att intressera dig ...
Vi ser fram emot ett nära och ömsesidigt fördelaktigt samarbete ...
Jag hoppas att jag snart personligen kan träffa dig ...
Hoppas få ditt svar snart ...

3) Tilltro till mottagaren (vanligtvis har det en psykologiskt positiv effekt på mottagaren):

Vi försäkrar dig att du väl kan lita på vårt stöd ...
Vi kommer gärna att samarbeta med dig ...
Jag skulle gärna samarbeta med dig och ser fram emot ditt svar ...

4) Begäran:

Läs materialet noggrant och ge svar ...
Vi ber dig att snarast informera oss ...
Var snäll och vidta brådskande åtgärder för att förbättra situationen ...
Ring mig när som helst som passar dig ...

5) Upprepning av redan uttryckt ursäkt för besväret:

Än en gång ber jag om ursäkt för besväret ...
Vi ber om ursäkt för denna tvingade betalningsfördröjning ...

Avsked

1) I officiell korrespondens kan du säga adjö på olika sätt:

Med respekt ...
Hälsningar och bästa hälsningar ...
Med uppriktig respekt för dig ...
Vi önskar er all framgång.

2) Om du är väl bekant med adressaten eller framgångsrikt samarbetar med honom, kan du avsluta brevet med vänliga fraser (inte kända fraser):

Med vänliga hälsningar…
Hälsningar…
Med tacksamhet och bästa önskningar.

Du kan avsluta dokumentet utan att använda dessa konstruktioner!

Engelska bokstavsfärdigställande funktioner

  1. De avslutar vanligtvis ett officiellt brev så här: Med vänlig hälsning eller helt enkelt Din (Yours) och signatur, som anger ditt namn och position under den.
  2. För att inte sätta din partner i en svår position och inte få dig att göra antaganden om ditt kön, ta dig besväret med att skriva ditt namn i sin helhet, det vill säga inte P.R. Dovzhenko utan Pavel Dovzhenko.

Signatur

Tjänstemän undertecknar dokument inom deras kompetens.

Den nödvändiga "signaturen" består av titeln på positionen, initialerna och efternamnet på den person som undertecknade dokumentet.

Direktör för anläggningen "Mramor" (signerad) A.B. Koval

Dokument som ingås i institutioner som arbetar enligt principen om enmansledning undertecknas av en tjänsteman (chef, suppleant eller anställd som anförtrotts detta).

På dokument från kollegiala organ (protokoll, beslut) sätts två underskrifter (chef och sekreterare). Beställningen är undertecknad av chefen.

Två eller flera signaturer läggs på dokument, vars innehåll flera personer ansvarar för:

  • Monetära och finansiella handlingar undertecknas av institutionens chef och chefsredovisaren.
  • avtal undertecknas av företrädare för de avtalsslutande parterna.

Underskrifter från flera personer på dokument placeras under varandra i en sekvens som motsvarar servicehierarkin.

Direktör (signatur) S.P. Antonyuk
Chief Accountant (signatur) V.T. Dudko

Om ett dokument är undertecknat av flera personer som innehar samma befattning måste deras underskrifter vara på samma nivå.

Direktör för anläggningen "Luch" Direktör för anläggningen "Light"
(signatur) V.R. Sakhno (signatur) L.P. Kotov

Signaturen börjar med initialerna (placerade före efternamnet) och sedan efternamnet. Det är inte nödvändigt att avkoda signaturen inom parentes!

Utskrift

På vissa dokument, för att konsolidera den rättsliga kraften, sätter de ett avtryck av sigillet: kontrakt, förordningar, slutsatser. Avtrycket bör fånga en del av titeln på positionen och en personlig signatur.

datum

Datumet placeras under signaturen till vänster.

Det officiella brevet är daterat dagen det undertecknades eller godkändes av institutionens chef.

Det finns en allmänt accepterad dejtingsordning:

  1. Datumelement skrivs i en rad med tre par arabiska siffror i följd: dag, månad, år;
  2. om det ordinarie numret på dagen eller månaden är numret på de första tio (från 1 till 9), sätts noll framför det: 03.01.15 .
  3. Ord år, minskning r... Lägg inte.
  • När du är klar, kontrollera bokstaven för grammatiska fel och se om det finns något extra.
  • Låt en kollega eller, om möjligt, en chef läsa brevet. Ett perspektiv utifrån hjälper dig att identifiera brister som du kanske inte märker.
  • Glöm inte att inkludera din telefon / e-postadress. Detta är ofta nödvändigt för att snabbt lösa problemet som anges i brevet.
  • Förutom allmänna universella krav och designregler bör man komma ihåg att varje typ av dokument har sina egna designfunktioner.

Kom ihåg att inte alla dokument har en fullständig lista med ovanstående detaljer, utan endast en viss uppsättning av dem som ger den rättsliga kraften och fullständigheten hos denna typ av dokument.

Framgångsrika erbjudanden och önskade svar!

Vanliga frågor och svar

    Vad är trevligt att skriva i slutet av ett affärsförslag?

    Använd inte i slutskedet ord och fraser som kan betraktas som manipulationer ("vi hoppas på ömsesidigt fördelaktigt samarbete", "tack på förhand för svaret", "vi väntar på ditt svar" osv.).

    Vad ska jag skriva "bästa hälsningar" eller "bästa önskningar" i slutet av brevet?

    Definitivt, "med respekt", måste du följa en affärskommunikationsstil.

    Vad skriver de vanligtvis i slutet av ett brev om de ber om ett snabbt svar?

    De skriver inget sådant i ett affärsbrev.

    Ska du skriva i din e-post signatur "Hälsningar" eller "Bästa hälsningar"?

    "Med respekt".

    Hur byter man ut signaturen "med respekt"?

    "Med all respekt", "Med respekt."

    Hur avslutar jag presentationsbrevet?

    Tack för din uppmärksamhet.

    Hur skriver man annars "vill meddela"?

    "Jag vill informera", "meddela", "informera", "tillkännage", "informera".

    Är frasen "Jag avslutar min rapport med ord" korrekt?

När vi skriver för imponerande, och när är vår sista fras alltför officiellt? Natalya Tokar, författaren till metoden för undervisning i affärsengelska, pratar särskilt för Marie Claire om hur signaturhierarkin faktiskt fungerar.

När jag studerade för en magisterexamen i Tyskland ställde jag mig samma fråga - hur man avslutar ett brev på tyska korrekt, när jag skriver en ansökan till rektorn, skickar ett CV till en arbetsgivare eller frågar okända klasskamrater vad de frågade om filmteori. Jag visste allt detta på engelska (så det tycktes mig), och tyska var ett nytt språk där jag talade mycket bättre än jag skrev. Varje gång jag "räddades" av Google, och sedan visade det sig att det bara förstörde mina relationer med människor. Jag förstod inte hur signaturhierarkin fungerar. När jag skriver för imponerande, och när är min sista fras i ett brev alltför officiellt? Jag vet att många människor som kommunicerar med kunder, partners och investerare på engelska, denna hierarki är också obegriplig. Vad jag menar? Låt oss ta ett exempel på hur du börjar ett brev.

Namnfråga

Det är ett vanligt misstag att översätta en fras på ryska ner till komma. Till exempel: ”Hej, Mr. Peter! ” eller "Hej, Peter!" Engelska sätter inte ett komma framför samtal, och du ser sällan ett utropstecken i slutet av en hälsning, såvida inte en bröstvän skriver till dig i stil med "Hej du!" Eller "Hej Mike!"

Standardaffärskorrespondens börjar med ”Kära” och slutar med ett komma. Alternativen är ”Dear Mr. Jones, "" Kära James, "eller" Kära vänner, "om du når ut till anhängare, kollegor eller någon annan grupp människor. ”Dear Sir / Madam,” rekommenderas om det inte finns något sätt att ta reda på namnet på den person som kan hjälpa dig. Om det finns en sådan möjlighet, men du inte använde den, kommer ditt brev sannolikt att gå till papperskorgen. Om du skriver ett personligt brev till ditt CV och inte vet namnet på HR-specialisten som ska läsa det, ta dig besväret med att ta reda på det (Google är vanligtvis medvetet och villig att hjälpa till). Om du skickar VIP-inbjudningar till en konferens, lämna inte ordet efter "Kära" opersonligt. Människor gillar det när de kallas med deras förnamn, och detta är en allmänt accepterad norm som återspeglar en artig, uppmärksam inställning till en person.

Från "vänliga kramar" till den kalla poolen av "kontakter"

Vid denna tidpunkt får jag vanligtvis frågan: Vilket namn ska jag kalla dem? "Mister" eller bara "John"? "Fröken" eller "fru"? Kort sagt, det finns två regler:

  1. När du vänder dig till kvinnor ska du alltid skriva Ms (fröken) för att undvika ens en antydan till konflikt eller missförstånd. Detta överklagande är acceptabelt för kvinnor i alla åldrar och alla civilstånd.
  2. Vänd dig alltid till personen som de presenterade sig. Om han presenterar sig som John kan du skriva honom "Kära John". Om han gick bort som John Smith, finns det ingen anledning att stänga avståndet i förväg och utelämna ordet ”Mister”. Börja ditt brev till honom med orden ”Dear Mr. Smith ”. Samma regel fungerar tvärtom. Om du i det första brevet hälsade i stil med "Dear John" och sedan plötsligt bestämde dig för att du inte skulle ha adresserat bara med namn (du borde vara artig mot chefen för representationskontoret i hela Östeuropa) och nästa gång skriva till honom "Dear Mr. Smith ”, du anger plötsligt avstånd. Ibland ser det komiskt ut och ibland kan det orsaka förvirring. Vi distanserar oss vanligtvis från människor vi inte riktigt vill ta itu med eller som har överskridit vår kredit.

På ryska skulle det se ut så här. Först skriver du: ”Hej, Vasya!”, Han svarar dig i en vänlig ton och undertecknar: “Jag bjuder in dig till lunch! Vasya ". Och nästa brev till Vasya börjar du med orden: "Kära Vasily Olegovich!" Vad skulle du tro om du var Vasya? Troligtvis kommer Vasya att bestämma att han gjorde eller skrev något fel, eftersom han plötsligt ombads att lämna zonen med "vänliga kramar" och skickades tillbaka till den kalla poolen av "kontakter". John skulle tro detsamma. Därför, om du arbetar med utlänningar, var uppmärksam på hur människor presenterar sig när du träffas och vilka signaturer de lägger i sina brev.

Helt enkelt den bästa

Nu om signaturerna. Det finns många alternativ, och de betyder alla något. Vad betyder till exempel ordet "bäst"? I samma magisterprogram hade vi en professor från USA som alltid avslutade sina e-postmeddelanden så här: "bäst, Susan". Vid den tiden var det för mig en helt ny etikettregel på engelska, som jag visste mycket väl, som det tycktes mig.

Det visar sig att detta är det säkraste alternativet för att avsluta affärsbrev. Nyanshierarkin ser ut så här:

"Jag önskar dig all lycka till, Susan", "All lycka till, Susan" och "Bäst, Susan"

Det första alternativet är det mest officiella. Så småningom går du mot det tredje alternativet. Om du redan diskuterar vem och hur du kommer att presentera projektet imorgon, har du redan utbytt brev 25 med varandra 25 gånger, är det dumt att skriva "Jag önskar er all lycka" varje gång. Även "bäst" blir överflödig. I de senaste numren skrev Bloomberg att människor idag behandlar e-post mer som textmeddelanden, särskilt om korrespondensen är i realtid. Du svarar omedelbart för att lösa något problem. Det är helt acceptabelt att lämna sådana brev utan hälsningar och utan ett artigt farväl.

Särskilt med den ökade populariteten för tjänster som Slack blir e-postmeddelanden mer och mer som textmeddelanden: människor säger inte hej eller säger adjö, de börjar bara. Men när vi skriver ett brev till en potentiell kund, partner eller arbetsgivare gäller reglerna för etikett fortfarande. Att inte säga hej och inte säga adjö till den person som du skriver till den första (och till och med den andra), eftersom det fortfarande är oartigt.

Bästa eller varmaste hälsningar

Den mest älskade versionen av farväl i ett brev i det rysskspråkiga rummet är "bästa hälsningar". Allt börjar med honom, speciellt om det här är ett kallt brev och du aldrig har träffat adressaten i ditt liv. Detta alternativ betyder att du är artig, men håll avstånd. Han är opersonlig och uttrycker ingen relation till samtalspartnern. Senare byter man till "vänliga hälsningar", vilket indikerar att det finns mer förtroende för relationen. "Varma hälsningar" eller "varmaste hälsningar" kan vara ett alltför varmt adjö när du diskuterar utrustningsalternativ. Oftare än inte byter människor snabbt till bara "hälsningar" och lämnar det för alla tillfällen. Samma Bloomberg skriver att "hälsningar" och "bästa" är de två mest neutrala och därför de mest populära sätten att avsluta bokstäver.

Vad sägs om resten? Är "Med vänlig hälsning" verkligen "uppriktigt" eller ett medvetet formellt sätt att säga adjö? Är "Skål" lämpligt när vi delar foton från ett företagsevenemang eller kan jag skriva till en sådan kund? Hur som helst återspeglar din skrivstil din inställning till samtalspartnern. Med hjälp av olika språkliga enheter kan du dessutom skapa eller befästa en mängd olika relationer mellan människor. Jag kommer att dela med mig av mina slutsatser från den verkliga metoden att kommunicera med utländska kunder, investerare och ledare. Du kan också kontrollera med sådana publikationer som Inc., Business Insider, Bloomberg eller kontakta Will Schwalbe, medförfattare till den bästsäljande boken SEND: Why People Email So Badly and How to Do It Better. De ger mycket liknande rekommendationer.

Så, låt oss analysera varje alternativ separat.

"Med vänlig tro" - förmodligen den mest föråldrade och mest officiella versionen. Uttrycker djup respekt för samtalspartnern. Uttrycket är ganska acceptabelt i länderna i Nära och Mellanöstern, men i västerländsk kultur finns det sällan och används bara om du startade bokstaven med orden "Dear Sir".

"Med vänliga hälsningar" eller "Vänliga hälsningar" Är ett bra alternativ om du behöver vara särskilt artig, men inget mer. Det finns ingen "värme" eller "uppriktighet" här. Så här slutar brevet med en advokat som fortfarande kommer att utfärda en ofattbar räkning, eller en person som du har meningsskiljaktigheter med, men det är vettigt att fortsätta samarbeta och hålla ett professionellt avstånd. Så här kan och bör du fylla i ditt personliga brev till en potentiell arbetsgivare. Så laddar de upp ett brev som började med en adress med namn ("Dear John" / "Dear Mr. Jones")

En varning: "Med vänliga hälsningar" kan verkligen återspegla din vördnadsfulla och uppriktiga inställning till personen om du skriver ett brev till en släkting, familjemedlem eller en mycket nära vän. Men eftersom den här kolumnen handlar om affärskommunikation kommer jag att fokusera på exakt vad som kan vara användbart för dig på kontoret imorgon.

"Bäst" Är det säkraste och mest populära alternativet för affärskorrespondens mellan engelska som modersmål. Om du är osäker, skriv ut dessa fyra bokstäver, ett komma och ditt namn.

"Tack" - också ett säkert men tråkigt alternativ. Människor skriver "tack" överallt, även när de inte är särskilt tacksamma för någonting, så använd det när du verkligen vill säga "tack". Lägg till ett utropstecken - "Tack!" För att ange att du inte stavar ordet automatiskt.

"Tack så mycket" - det här är ett bra alternativ om personen hjälpte dig eller lovade att hjälpa dig, och du vill uppriktigt uttrycka tacksamhet. I andra fall verkar han formell och uppriktig.

TTYL, TAFN, etc. Skriv inte så, oavsett hur mycket du vill visa att du känner till dessa förkortningar. TTYL ("prata med dig senare") eller TAFN ("det är allt för nu"). Sådana alternativ är oprofessionellt och kan förvirra din samtalspartner, som inte känner till dem eller inte är van vid denna kommunikationsstil (Outlook är inte en budbärare trots allt) ...

"Ser fram emot"... Det är vettigt att använda den här frasen om du verkligen kommer att träffa personen snart, träffas på Skype eller diskutera ett projekt efter att ha gjort ändringar via telefon. I andra fall är det bättre att inte använda den.

"Tala med dig snart" / "Tala snart" - det första alternativet är mer formellt, det andra är enklare. De ska användas när du faktiskt tänker intervjua den här personen snart. Annars är det uppriktigt och kommer inte att förbättra din relation med den andra personen.

"Mer snart" - så de skriver när de inte gav all information i brevet och lovar att skriva en andra - med tillägg och svar på andra frågor. Om du inte ska göra detta är det bättre att försöka skriva allt på en gång än att bli märkt som en person som säger och inte gör det. Löfte lite, gör mycket.

"XX" - det här alternativet måste användas med försiktighet och det är bättre att inte initiera dig själv. Jag använder det inte alls i affärskorrespondens. Det finns ett antal experter som håller med mig. Men man tror också att denna signatur i vissa situationer är lämplig. Till exempel är "Alisa X" ett alternativ för vänliga men ändå professionella anteckningar eller bokstäver, om dessa "vänskap" redan har bildats. Om inte, frestar inte ödet och drar inte två kors först. Detta betyder "Kyssar".

"PUSS OCH KRAM" - det här alternativet är helt oacceptabelt och betyder "kyss och kram". Lämna det för nära vänner och de du vill flörta med.

"Skål" - ett alternativ som signalerar till amerikanen att du troligen är från England eller Australien, eller låtsas vara släkt med dessa länder. I USA används sällan en sådan signatur. Experter rekommenderar att du frågar dig själv: ”Skulle du säga detta ord högt till en annan person?” Och om inte, använd det inte som en signatur.

["Ditt namn"] - om du avslutar brevet med bara ditt namn är detta ett ganska "kallt" och "tufft" sätt att säga adjö. Det är dock värt att lägga till något innan du påminner personen om ditt namn och därmed visa din inställning till ditt samarbete - nuvarande eller potential.

Första initialen (t.ex. "A") - vissa i signaturen skriver inte hela namnet, utan bara en bokstav. Om du kommer ihåg, i början av artikeln klargjorde jag att hur du undertecknar brev avgör hur du kommer att adresseras. Om en person sätter en bokstav ”W” i slutet är det svårt att säga vad det betyder. Hur kontaktar jag honom? Will eller William? Eller Wolfgang? Jag hade en rolig upplevelse med Airbnb. Jag bokade en lägenhet och ägaren undertecknade sina brev med en bokstav - "E". Det var mycket pinsamt för mig att börja varje nästa bokstav med orden ”Hej E”, men jag hade inga andra alternativ. När vi träffades visade det sig att detta är en tjej, japansk, och hon heter verkligen det - "jag". På japanska avbildas detta namn i hieroglyfer, men flickan föredrar att inte komplicera livet för människor - på engelska skriver hon sitt namn i en bokstav och ber att hänvisa till henne på det sättet.



Liknande publikationer