Як написати доповідний акт на працівника Доповідна записка. Суть документа та правила його складання

В умовах виробництва нерідко виникає ситуація, коли один із співробітників вирішує донести до свого керівництва ту чи іншу інформацію. Таке звернення, викладене письмово, зветься «доповідна записка». Що це за документ і як правильно його скласти? Про це варто поговорити окремо.

Основні поняття

Будь-який працівник має право звертатися до свого безпосереднього керівника. Він може це робити як в усному, так і письмово. У першому випадку все зводиться до звичайної розмови, яка нічого не зобов'язує кожну зі сторін. У другому звернення вже має офіційний характер.

Подібний діловий папір має назву «доповідна записка». Чим відрізняється такий документ від інших заяв на адресу керівництва? Суть питання закладена вже в самій його назві. Такий папір працівник складає для того, щоб доповісти про конкретну ситуацію чи подію. Інформація може стосуватися окремої особи, ділянки або провадження в цілому. Залежно від того, кому вона направлена, доповідна записка може ставитись як до внутрішніх, так і до зовнішніх документів. Перший варіант - це коли співробітник звертається до керівника будь-якого рівня в межах цього підприємства. А другий виходить у тому випадку, якщо він відправляє свій папір до вищої інстанції. Тоді, звичайно, він виходить на зовнішній рівень.

Суть проблеми

Як правило, доповідна записка складається з певною метою. Вона може бути написана для того, щоб:

1. Виправити ситуацію, що склалася. Наприклад, співробітник має факти того, що на підприємстві відбуваються дії, які заважають нормальному ходу робочого процесу. Він інформує про це своє керівництво із проханням вжити відповідних заходів.
2. Захистити себе від несправедливості. Це буває тоді, коли людина, бачачи упереджене себе ставлення, вирішує повідомити про це своє безпосереднє керівництво. Він це робить у пошуках допомоги та захисту.
3. Поліпшити роботу. Іноді один із співробітників зауважує, що працівники інших відділів або структурних підрозділів роблять помилки, що призводять до зниження ефективності. Тоді він і звертається до керівника, щоб той допоміг навести лад.
4. Уникнути небажаної відповідальності. Це буває у тому випадку, коли стався якийсь інцидент. Розповівши про нього начальству, співробітник створює сприятливі собі умови, коли щодо нього що неспроможні пред'являтися будь-які претензії.

У кожному з наведених випадків працівник не просто доносить інформацію, а просить сприяння у вирішенні проблеми.

Справедливе покарання

Трудова дисципліна передбачає сумлінне виконання громадянином своїх обов'язків у той час, коли він перебуває на робочому місці. Крім того, він повинен дотримуватися прийнятого порядку та виконувати всі розпорядження та накази свого наймача. Але у житті не все буває так гладко. Іноді дії співробітників розходяться із загальноприйнятими нормами. Безпосереднє начальство в цьому випадку вважає своїм обов'язком повідомити про те, що відбувається керівництво підприємства. Результатом такого сигналу є записка про порушення трудової дисципліни.

Зазвичай у цьому документі справа стосується:

1. Невиконання якихось конкретних розпоряджень.
2. Невиконання безпосередніх функцій щодо посади порушника.
3. Порушення дисципліни праці. Тут маються на увазі випадки прогулів, запізнень, знаходження своєму робочому місці у нетверезому стані та інші.
4. Вчинення протиправних дій, що передбачають адміністративну чи кримінальну відповідальність. В даному випадку мова йдепро розкрадання, псування, розтрату та інші правопорушення.

У кожному з наведених випадків винний повинен буде понести заслужене покарання.

Автор документа

Найчастіше доповідна записка співробітника складається його безпосереднім начальником. У ньому він доносить до керівництва негативні моменти діяльності свого підлеглого.

Водночас у документі, зазвичай, міститься особиста оцінка автора. Разом зі своїм баченням проблеми він пропонує можливі шляхи її вирішення. Але останнє слово, звичайно, буде за керівником. Наприклад, працівник здійснив прогул. У цьому випадку його начальник складає на ім'я директора документ, який зазвичай починається словами «доводжу до вашого відома». Потім докладно описує, коли відбулося порушення, і пропонує варіант покарання недбайливого співробітника. Так як подібна записка відноситься до документів внутрішнього користування, оформляти її можна на звичайному чистому аркуші формату А4. Текст викладається у довільній формі. Його умовно можна поділити на дві частини. В одній міститься опис проблеми, а інша включає зроблені з цього приводу висновки і конкретні пропозиції.

Окремий випадок порушення

Одним із видів порушення трудової дисципліни є невиконання співробітником завдання, яке йому було доручено начальником. Це може статися у тому випадку, якщо працівник забув, не зміг або просто проігнорував це розпорядження.

Така дія кваліфікується як порушення дисципліни і безпосереднім керівником складається доповідна записка про невиконання завдання. За таку провину людина має понести справедливе покарання. Але це відбудеться лише після того, як він надасть свої пояснення щодо того, що сталося. Якщо причини, які спонукали працівника до подібних дій, здадуться переконливими, він цілком може навіть уникнути покарання. Складніше вирішувати питання тоді, коли непослух співробітника призводить до негативних наслідків. Тут йому навряд чи вдасться залишитись осторонь. Особливо якщо внаслідок такого недогляду було завдано шкоди або завдано серйозної шкоди. Покарання у цьому випадку визначатиметься, виходячи з відповідних нормативних актів.

Як скласти доповідну?

Керівник будь-якого рівня повинен знати, як пишеться доповідна записка. Приклад можна розглянути на конкретному прикладі. Припустимо, якийсь співробітник не прийшов вчасно на роботу, а в цей час там на нього чекав відвідувач для підписання важливого контракту. Через кілька годин працівник таки з'явився, але час було втрачено, і клієнт уже пішов. Такий вчинок містить одночасно кілька порушень:

• зрив призначеної зустрічі;
• збитки, завдані підприємству непідписанням контракту.

Якщо змінити ситуацію, що склалася, не вдається, то начальник зобов'язаний проінформувати про це керівництво.

Подібний документ має виглядати так:

1. Спочатку у правому верхньому кутку пишеться «шапка», в якій вказується, кому і від кого він спрямований.
2. Далі центром пишеться його назва.
3. Нижче йде основний текст, у якому інформація розміщується у порядку. Спочатку йде опис ситуації, що сталася. Потім слід прохання допомогти в ній розібратися. Після цього робиться висновок на підставі всього викладеного. А на закінчення автор може висловити свої ідеї чи пропозиції про те, як краще, на його думку, вийти із цієї ситуації.
4. У самому низу він ставить дату і підпис з повним розшифруванням П. І. О. та посади.

Залежно від причини, текст записки може мати суто інформативний характер або вимагати втручання керівництва для наведення порядку.

Доповідна записка є інформаційно-довідковим документом, який може складатися як з ініціативи співробітника організації, і за вказівкою керівництва. Зазвичай, у таких записках відображається результат виконання розпоряджень начальства, інформація про хід будь-яких робіт або скарги на невиконання певною особою своїх обов'язків.

Доповідна записка може бути одного з трьох можливих видів:

• звітна;
• ініціативна;
• інформаційна.

У першому випадку записка в більшості випадків має формальний характер і містить звіт про завершення певного етапу робіт або виконання доручень, наказів або приписів керівництва.

Записка інформаційного характеру також містить інформацію про стан та хід робіт, і на відміну від звітної записки такий документ описує поточний стан справ.

В ініціативній записці може міститися спонукання адресата до виконання певних дій та прийняття рішень. Це може відбуватися не в прямій формі, а у вигляді констатації якихось фактів або висловлювання побажань, які можуть призвести до дій адресата у відповідь. До речі, доповідні записки, в яких повідомляється про порушення з боку співробітників, належать саме до цього виду.

Для складання такого документа потрібні підстави, оскільки писати доповідну записку доцільно з певних приводів. До них відноситься погіршення або поліпшення робочих процесів у зв'язку з діями однієї чи кількох осіб, необхідність вирішення різних конфліктних ситуацій, Вираз незгоди з прийнятими вищими особами рішеннями.

Для здійснення листування між співробітниками однієї організації застосовується , яка застосовується для висвітлення питань, що виникають у ході роботи. Наприклад, її можна скласти на ім'я керівника з поясненням необхідності придбання деталей для верстата, у разі його поломки, або за необхідності заміни картриджа на принтер і т.д.

Як написати доповідну записку

Доповідна записка складається в офіційному стилі, при цьому для використання всередині підрозділу для цього підійде звичайний аркуш паперу А4, а для відправки за межі цієї структури записку необхідно оформляти на . У будь-якому випадку - написання доповідної записки на бланку або на чистому аркуші допускається набагато важливіше дотримуватися структури документа.

Приклад доповідної записки передбачає наступний вид документа:

• реквізити організації чи структурного підрозділу;
• «шапка» із зазначенням укладача та адресата;
• назва та назва;
• текст записки;
• дата та підпис укладача з розшифровкою.

Сам текст і двох умовних частин, у першій у тому числі укладач вказує суть звернення, тоді як у другий просить вжити відповідні заходи чи дає адресату рекомендації щодо того, якими шляхами описану ситуацію можна виправити.

Нюанси

У деяких випадках питання про те, як написати доповідну записку, стосується правильного оформлення. Іноді такий документ може бути достатньо великого обсягу і текст не вміщується на одній сторінці. У цьому випадку достатньо лише пронумерувати всі аркуші, проставивши номери сторінок арабськими цифрами у верхній правій частині аркушів.

Яскравим прикладом доповідної записки, яка займає кілька аркушів, є звітна записка, в якій міститься повний звіт про діяльність великого підприємства за певний період. У цьому випадку в документі може бути різна інформація про функціонування всіх підрозділів. Часто у таких звітах потрібно перерахування співробітників, керівників та відповідальних осіб на прізвища, що й збільшує обсяг записки.

Незалежно від того, чи складається доповідна записка про невиконання посадових обов'язківконкретного співробітника або це лише формальний звіт, на такому документі обов'язково має бути проставлена ​​дата складання та надсилання.

Для великих підприємств, де такі документи складаються регулярно, рекомендується скласти і затвердити зразок доповідної, щоб працівники не витрачали час на складання такого документа і не допускали при цьому помилок.

На малих підприємствах і приватних організаціях такий документ мало використовується, але у великих компаніях доповідні записки становлять невід'ємну частину внутрішнього документообігу і навіть можуть перевірятися зовнішніми контролюючими организациями.

Наприклад, нарахування великих премій або безпідставна затримка виплат на державних підприємствах не можуть здійснюватися без відповідних підтверджуючих документів, які в більшості випадків є наказами керівництва або доповідними записками. У разі їх відсутності підприємство може бути оштрафоване.

Будь-яка доповідна, навіть якщо вона призначена для внутрішнього використання, може використовуватися в судових розглядах, але тільки в тому випадку, якщо вона завізована відповідним чином, а адресат її отримав та ознайомився з її змістом.