Службова записка в школі зразок. Види доповідних записок. Складання службових записок для начальства
Внутрішня документація зазвичай викликає найбільше запитань та подиву, оскільки офіційно не регламентується законодавчими актами. У різних сферах діяльності можуть діяти різні правила написання службових, доповідних, пояснювальних записок. Службова записка є однією з найпоширеніших форм внутрішньої кореспонденції. Чим вона відрізняється від інших внутрішніх документів, які елементи для неї обов'язкові або можуть змінюватись, у яких випадках вона може бути необхідною, ми постараємося роз'яснити в цій статті. Також будуть наведені зразки написання службових записок, складених для різних цілей.
Службова записка: суть документа
Службова записка є однією з форм письмової комунікації всередині організації. Специфічною відмінністю цього виду кореспонденції є «горизонтальна» спрямованість – спілкування здійснюється між співробітниками, які не пов'язані відносинами підпорядкування, тобто рівними за службовим статусом.
ДОВІДКА! Якщо записка направлена вищому за посадою співробітнику, вона іменуватиметься не службовою, а доповідною.
Цей документ належить до інформаційно-довідковим, тобто містить у собі висвітлення тієї чи іншої питання, який відправник неспроможна вирішити без одержувача (іншого співробітника чи підрозділи фірми). У деяких випадках завдання може бути суто інформаційним: одержувач повідомляє про ті чи інші факти.
Ціль службової записки
Головна мета, яку переслідує будь-яка внутрішня кореспонденція – оперативне управління, тобто найбільш швидке та ефективне вирішення будь-яких питань та/або проблем. Особливості службової записки в тому, що вона покликана:
- ініціювати прийняття будь-якого рішення;
- донести до відома одержувача певну інформацію;
- звітувати за певними пунктами, які, можливо, піднімалися раніше;
- відповісти на задане у попередній службовій записці питання (при цьому потрібно вказати номер вихідної записки).
Що обов'язково є у службовій записці, а чого бути не може
Оскільки службова записка є допоміжним документом, вона не регламентується обов'язковими правилами та нормами, викладеними в ОКУД або інших нормативних актах. У її написанні зручно брати до уваги правила РФ «Уніфіковані системи документації» ГОСТ Р 6.30-2003 р.
Обов'язкові реквізити службової запискибагато в чому подібні до тих, що необхідні в будь-якому діловому документі.
- Відомості про підрозділ, що направив службову записку.
- Найменування підрозділу, куди подається документ.
- ПІБ та посада безпосереднього одержувача.
- Назва кореспонденції (у разі «службова записка»).
- Заголовок або тема записки, де коротко розкривається її предмет.
- «Тіло» документа – безпосередній виклад ситуації, інформації, прохання, варіанти вирішення, пропозиції щодо вирішення питання тощо.
- Дата та номер службової записки.
- Посада відправника записки, його ПІБ, підпис.
Можливі додаткові елементи можуть передбачати:
- візи інших осіб, зацікавлених у вирішенні ситуації;
- програми (у тексті записки має бути посилання їх наявність).
У службових записках виключено:
- розпорядження;
- накази;
- грифи «стверджую», «дозволяю» тощо.
Обґрунтуванням такого обмеження є рівнозначність статусу адресата та відправника. Тим не менш, службова записка, не будучи прямим розпорядженням, може стати підставою для важливих управлінських рішень, що може виразитись і у виданні наказу.
Оформлення
До службових записок застосовні вимоги до оформлення, дійсні для всієї документації у цій організації. Зручно, коли вони закріплені у локальних нормативних актах. Зазвичай вони відповідають загальноприйнятим нормам діловодства:
- папір формату А4;
- друкований шрифт TimesNewRoman 12 з інтервалом;
- формат дати "дд.мм.гг";
- розташування «шапки» по центру сторінки або лівого краю;
- відсутність складних мовних оборотів, зайвих словесних конструкцій, емоційних моментів.
Службова записка онлайн
Якщо організація має достатньо комп'ютеризований документообіг, то службові записки можуть пересилатися над паперовому, а електронному вигляді. Іноді це навіть простіше та зручніше, адже паперовий носій може бути втрачений або зіпсований, а електронний текст надійно зберігається у пам'яті комп'ютера. При надсиланні тексту службової записки через Інтернет варто враховувати кілька додаткових моментів.
- Бланки, шаблони та зразки записок можуть бути створені, затверджені керівництвом та збережені в окремому файлі або папці, доступній будь-якому користувачеві локальної мережі.
- Адресат вказується над тексті «шапки» службової записки, а рядку «Адреса» чи «Тема», якщо електронний ресурс загальний.
- Підпис може вставлятись у текст записки автоматично, що заощаджує час укладача.
- Рекомендується завжди запитувати повідомлення про прочитання електронного листа: це послужить додатковим підтвердженням отримання службової записки, а також своєчасного відправлення.
Службова записка замість документів на відрядження
Після того, як Постановою Уряду РФ № 1595, що набрала чинності 08.01. 2015 р., скасовані посвідчення про відрядження, службове завдання та звіт про виконані в процесі відрядження завдання, службова записка є важливим документом, що допомагає підтвердити використання відрядження часу та ресурсів. Якщо керівництво не прописало такої вимоги у локальному акті, то використання з цією метою службової записки не є обов'язковим. Проте такий документ може бути єдиним підтвердженням факту поїздки та використання працівником транспортного засобу тієї чи іншої форми власності. Якщо співробітник відправляється в поїздку не на громадському, а на особистому, орендованому або службовому транспорті, службову записку у нього, найімовірніше, обов'язково вимагатимуть повернення з відрядження. Вона стане основою для обчислення добових, які належить виплатити співробітнику, що повернувся, а також підтвердить понесені ним витрати на харчування, проживання та обслуговування транспортного засобу.
Зміст «відрядження» службової записки
В вільній форміспівробітник надає наступну інформацію про своє відрядження:
- дата від'їзду та повернення;
- ціль поїздки або посилання на наказ про відрядження;
- відомості про транспортний засіб (назва, модель, марка, реєстраційний номер);
- опис додатків – дорожнього листа, касових чеків, документів проживання, заправку авто тощо.
Документ подається спочатку до бухгалтерії організації, а потім – на візування до керівництва.
Навіщо писати, якщо можна сказати?
Деякі співробітники вважають складання службових записок звичайною формальністю, а час, витрачений з їхньої складання, використаним марно. Але в багатьох ситуаціях службова записка може виявитися не просто найбільш ефективним засобомвирішення проблеми, але й абсолютно незамінною ланкою в ланцюжку необхідних доказів. Це відбувається тоді, коли доведену до відома певної особи інформацію потрібно задокументувати. Така потреба може виникнути за наступних ситуацій.
- Фірма має багато структурних підрозділів, і усне вирішення питання може бути пов'язане з більшою витратою часу, ніж напрямок службової кореспонденції.
- Записка є підтвердженням своєчасності передачі важливої інформації.
- Документальна форма передачі знімає частину відповідальності з відправника.
- Підтвердження часу відрядження та використання для поїздки особистого транспорту.
- Службове листування підтверджує певні дії компанії, наприклад, доводить витрати перед податковою (у спірних випадках).
ПРИКЛАД.Податкова нарахувала компанії штраф за несплату податку матеріальний актив (рекламні матеріали). На підставі службових записок відділу реклами було встановлено, що дані матеріали (у записках вони перераховані) використовувалися менше одного року, а отже, не можуть бути віднесені до матеріальних активів.
Приклади написання службових записок
Відрядження службова записка
Генеральному директору ТОВ «Кліматконтрольх»
Нерубаському Сергію Миколайовичу
від Тюльпанова Олександра Львовича,
обіймає посаду менеджера
з обслуговування обладнання відділу сервісу
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
про відрядження у м. Тулу.
Доводжу до Вашого відома, що відповідно до наказу № 27 від 10.09.2016 р. 11 вересня 2016 року я відбув у відрядження з м. Москви до м. Тули на особистому легковому автомобілі (Skoda Octavia, державний реєстраційний номер А869US 26). Назад до м. Москви я повернувся 16 вересня 2016 року о 19:00.
Фактичний термін мого відрядження становив 6 календарних днів.
Додаю такі підтвердження дорожніх витрат:
– Дорожній лист від 11.09.2016 р. на 1 друкованому листі.
– Копії касових чеків АЗС «Роснефть» від 11.09.2016 р. (траса Москва-Тула) та від 16.09.2016 р. (м. Тула).
– Квитанція готелю «Профіт» від 16.09.2016р.
Менеджер з обслуговування обладнання сервісного відділу ТюльпанівА.Л. Тюльпанів (підпис) 17.09.2016
Службова записка про видачу продукції
Відділ трейд-маркетингу
Піонтківська Регіна Семенівна, начальник відділу
Начальнику відділу продажу
ТОВ «Міракль»
Вітрову Сергію Опанасовичу
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
№11-ЦН від 23.08.2016
про видачу продукції.
Прошу Вас провести погодження проведення акції з ТМ «Фрутоняня», яка має на меті збільшення роздрібних продажів соків даної торгової марки та зростання дистрибуції.
Акція планується до проведення з жовтня по листопад 2016 року в м. Рязані та м. Володимирі на базі роздрібних торгових точок. Механізм акції передбачає додатковий подарунок у вигляді 1 пачки соку ТМ «Фрутоняня» при покупці понад 3 упаковки. Призовий фонд планується розподілити так:
– р. Рязань – 500 пачок по 200 мл;
– м. Володимир – 350 пачок по 200 мл.
Залишок продукції, яка не взяла участі в акції, має бути повернена на склад. Керівник відділу трейд-маркетингу ПіонтківськаР.С.Піонтковська (підпис) 23.08.2016 р.
Одним із видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються всередині організації, є доповідна записка. Незважаючи на безліч спільних рис з іншими видами таких (службовими чи пояснювальними записками), доповідна має деякі особливості. У чому вони складаються, і навіть за якими ознаками класифікується доповідна записка — це у статті.
Види доповідних записок
Доповідна записка— це документ, який може бути адресований керівнику якогось підприємства або його структурного підрозділу. Метою складання документа є спонукання адресата (тобто керівництва) до здійснення певних дій.
Складання документа може допомогти у вирішенні таких питань:
- викладення власної точки зору у разі виникнення конфліктів чи розбіжностей із колегами чи керівництвом;
- внесення пропозицій щодо покращення діяльності підприємства;
- висловлення незгоди з діями чи рішеннями керівництва;
- отримання інформації з будь-яких спірних чи незрозумілих питань.
Записка може бути складена з ініціативи:
- керівника (в усній чи письмовій формі);
- підлеглих.
Доповідні записки можуть бути класифіковані за декількома різними ознаками:
1. Залежно від змісту документа виділяють:
- ініціативну доповідну записку — метою її складання є спонукання адресата до дії, у ній містяться не факти, а конкретні рекомендації чи пропозиції;
- інформаційну записку — вона має регулярний характер і має на меті поінформувати адресата про виконану роботу, а також про способи та методи, які при цьому використовувалися;
- звітну записку — складається після завершення роботи та містить у собі інформацію про виконані дії та досягнутий результат.
2. Залежно від того, кому буде адресовано документ, він може бути двома видами.в:
- внутрішній;
- зовнішній.
До складання кожного виду доповідної записки (до її оформлення та змісту) висуваються певні вимоги.
Зовнішня та внутрішня доповідна записка
Основна класифікація доповідних записок - за адресатом, для якого вони складаються. При цьому вони поділяються на два види:
1. Внутрішня доповідна записка— вона використовується в межах одного підприємства або організації (наприклад, надсилається генеральному директору або керівникам підрозділів). Цей документ може бути оформлений на звичайному аркуші паперу з форматом А4 та містити такі дані:
- назва структурного підрозділу, від якого складається документ;
- позначення виду документа великими літерами (доповідна записка);
- вказівку адресата (його посади та прізвища з ініціалами в давальному відмінку);
- назва до тексту документа (наприклад, доповідна записка про прогул або преміювання);
- основний текст документа - з пропозиціями, рекомендаціями чи питаннями;
- дата складання записки;
- підпис.
Оформлений документ підписується його укладачем і далі надсилається адресату. При підписанні укладач має вказати свою посаду, прізвище та ініціали.
2. Зовнішня доповідна записка- Цей документ виходить за межі одного підприємства і зазвичай вирушає до вищих органів. У ньому потрібно вказати таку інформацію:
- назву підприємства, до якого надсилається документ;
- вказівку виду документа;
- місце складання;
- позначення адресата (найчастіше ним є керівник підприємства);
- заголовок до тексту;
- основний текст записки;
- прізвище та посаду виконавця;
- номер телефону.
На відміну від внутрішньої доповідної записки, зовнішня повинна складатися на спеціальному , у якому вказуються реквізити підприємства міста і ставиться печатку. Також документ обов'язково підписується керівником організації.
Оформлення доповідної записки
Оскільки доповідна записка — це офіційний документ, який має юридичну силу, до її оформлення потрібно підійти серйозно. Можна виділити основні правила складання записки:
- стиль викладу — інформаційний, тому жодних проявів почуттів чи емоцій у документі не повинно бути;
- всі факти чи рекомендації повинні викладатися у справі, але максимально докладно, із зазначенням усіх деталей;
- записка повинна бути складена з дотриманням усіх вимог, оскільки явні помилки або відсутність обов'язкової інформації можуть спричинити визнання документа недійсним.
Що стосується змісту документа, то, крім вказівки обов'язкових реквізитів (назви організації, відповідальних осіб, їх прізвищ і посад), головною частиною доповідної записки є текстова, у якій докладно викладається мета складання документа. Її можна розділити на три частини:
- Констатуюча частина— тут докладно описуються всі факти та обставини справи, що мали місце.
- Аналітична частина— у ній міститься позначення наслідків, що сталися внаслідок описаних у першій частині обставин.
- Рекомендаційна частина— тут укладач дає адресату будь-які поради чи рекомендації щодо вирішення спірних питань, покращення діяльності підприємства тощо.
Залежно від виду та мети доповідної записки, якась із зазначених частин у документі може бути відсутня. Записка може бути складена у трьох формах:
- текстова;
- таблична;
- комбінована (поєднання двох попередніх варіантів).
Набирається документ на комп'ютері із дотриманням загальноприйнятих правил (шрифту, інтервалів, полів). Розташування реквізитів може бути як у центрі, і по лівому краю документа.
Приклад доповідних записок
Для отримання більш наочного уявлення наведемо зразок заповнення доповідної записки:
Доповідна записка про преміювання
Доповідна про преміювання має заохочувальний характер для працівника і спрямована на спонукання вищестоящого керівництва нагородити працівника за виконану ним роботу чи інші заслуги. У документі можна вказати рекомендований вид заохочення, вибраний на підставі трудового законодавства чи внутрішньої документації підприємства.
Записка про прогулянку
Доповідна про прогулі, як і про будь-яке інше порушення трудової дисципліни, має свої особливості складання, оскільки в ній йдеться про певну людину, якої . Для правильного складання доповідної записки необхідно врахувати два важливі моменти:
- Прогулом вважається тривала (довше трьох годин) відсутність працівника на його робочому місці. Якщо працівника не було на місці хоча б на кілька хвилин менше, порушення вважатиметься відлучкою — у цьому випадку буде достатньо і пояснювальною.
- Перед складанням доповідної необхідно вимагати від працівника письмових пояснень чи будь-яких підтверджуючих документів. Після цього факт їхнього надання або відсутності обов'язково зазначається у записці.
Доповідна записка про крадіжку
Оскільки крадіжка - це порушення, яке є підставою для співробітника, доповідна записка за цим фактом може бути складена саме з метою його звільнення. Щоб цю процедуру було проведено законно, необхідно:
- отримати письмові свідчення працівника, у яких він визнає факт скоєння крадіжки;
- надати документи, що підтверджують вчинення працівником провини.
У деяких випадках до справи можуть бути залучені правоохоронні органи, адже крадіжка — це серйозне правопорушення.
Записка про порушення дисципліни
Документ, складений з інформування про порушення трудової дисципліни, є суто внутрішнім і межі конкретної організації не виходить. У доповідній на працівника потрібно чітко позначити вчинені ним провини, а також вказати на те, що від працівника були потрібні відповідні пояснення своїх дій.
Варто відзначити основні моменти, що стосуються оформлення доповідної записки:
- Цей документ є інформаційним, тому його стиль має бути максимально нейтральним та позбавленим емоційного забарвлення.
- Доповідна записка може бути адресована керівнику як усередині організації, і її межами. У кожному з цих випадків документ має особливості складання.
- Залежно від виду метою написання доповідної записки може бути інформування, висловлення незгоди чи надання адресату певних рекомендацій.
Статті на тему:
Зразок заповнення трудового договору організації із працівником
Приклад заповнення штатного розкладу підприємства
Навіщо треба писати службову записку?
Службова записка- Це форма внутрішнього документообігу, що дозволяє найбільш ефективно та оперативно вирішувати поточні виробничі ситуації.
Метою службової записки є повідомлення будь-якої посадової особи про існуючу проблему, внесення пропозицій щодо її вирішення або погодження намічених дій.
Додаткова користь від такого роду документів у тому, що є прямим доказом, що фахівець висвітлив проблему, що у полі його ведення. У разі якщо фахівець не може вирішити проблему самостійно і у формі службової записки виносить її на дозвіл іншими фахівцями, він тим самим знімає з себе відповідальність за несвоєчасний або неякісний розгляд питання.
Спеціальною форми службових записокне передбачено, вони складаються у довільній формі, можуть передаватися на паперовому носії або у вигляді електронних засобів зв'язку.
Приклад складання службової записки, її форма, шаблон
У яких випадках подається аналізований нами діловий папір, розібралися. Тепер необхідно визначитися з прикладом написання службової записки. Як ми вже згадали вище, спеціального бланка службової запискине існує. Проте є загальні вимоги щодо змісту документа.
До таких відносяться:
- Обов'язкова вказівка адресата службової записки. У правому верхньому кутку потрібно написати прізвище, ім'я та по батькові, а також посаду особи, якій надсилається звернення.
- Нижче вказується найменування документа та його номер.
- Далі слід викласти суть проблеми, з якою зіткнувся укладач документа, або ситуацію, з якою необхідно розібратися.
- Нижче вказуються пропозиції щодо вирішення питання, або вказівку на дії, які автор службової записки чекає від її адресата.
- Наприкінці документа зазначаються прізвище та ініціали особи, яка направила звернення, а також його посаду.
Цим шаблоном службової запискиможна скористатися у разі потреби.
Як скласти службову записку: зразок оформлення
Як пишеться службова записка (зразок),розглянемо на простому прикладі. Текст службової запискиможе бути ідентичний наведеному нижче.
Приклад службової записки
Директору ТОВ «Гвоздика»
Слободіну Володимиру Олександровичу
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
У кондитерському цеху з 10 січня 2015 року зламано конвеєр. Для його ремонту необхідне придбання деталей згідно зі списком. Загальна вартість ремонтних робіт з урахуванням придбання деталей становить 12500 (дванадцять тисяч п'ятсот рублів 00 копійок). У зв'язку з тим, що ліміт фонду з ремонту та обслуговування обладнання вичерпано, а в наявності необхідних деталей немає, щоб уникнути простою цеху
- Виділити необхідну грошову суму відповідно до списку, що додається.
- Надати ремонтну бригаду для проведення робіт.
З повагою, начальник кондитерського цеху Дмитрієнко Денис Сергійович.
Як написати службову запискув електронному вигляді, розкажемо нижче.
Особливості електронного документообігу
Якщо організації допускається обмін даними за допомогою коштів електронного зв'язку, зокрема електронної пошти, то відправка службової записки спрощується. До плюсів такого обігу документів усередині підприємства належить також оперативність розгляду звернень.
Як писати службову запискув електронному вигляді? Так само, як у класичному варіанті на паперовому носії. Істотних відмінностей у документах немає. Зразок у такому форматі практично нічим не відрізняється від наведеного прикладу.
Основна частина вашої службової записки (тобто безпосередньо опис ситуації та внесені на розгляд пропозиції) залишається такою самою, як і в нашому прикладі.
Єдиним винятком є те, що у вас відпадає потреба вказувати у службовій записці адресата. Ім'я користувача, якому надсилається звернення, буде внесено до рядка «Адреса». Якщо говорити про обмін документами через спільний ресурс (наприклад, одну адресу електронної пошти на відділ), у рядку «Тема» слід зазначити, кому адресовано послання.
Крім цього, при використанні електронної пошти (індивідуальної поштової скриньки) в більшості випадків вже є підпис, який автоматично вставляється в текст листа. Це дозволяє значно заощадити час, у тому числі на написання службової записки. Якщо ваша пошта не дозволяє ідентифікувати відправника (наприклад, при використанні спільної поштової скриньки), в кінці листа обов'язково вкажіть своє ім'я та посаду.
Важливо: при надсиланні інформації по електронній поштіне забувайте запитувати повідомлення про прочитання надісланого повідомлення (для цього потрібно проставити галочку у вікні). Це повідомлення є доказом того, що ви дійсно відправили службову записку певному адресату у певний час.
Як написати службову записку?
Службовою запискою називають спеціальний додатковий документ, що є основною підставою для керівника, який бажає прийняти те чи інше рішення у формі локального правовстановлюючого акта. Службова записка, з погляду діловодства та трудового права, не є обов'язковою, але вона може бути встановлена локальними нормативно-правовими актами підприємства. Цей вид документів найчастіше застосовується практично, але у всеросійському класифікаторі управлінських документів відсутня. Отже, розглянемо, як правильно написати службову записку.
Особливості службових записок
Найчастіше службові записки складаються на вирішення питань щодо інформаційного, матеріально-технічного чи господарського забезпечення. Простіше кажучи, службовою запискою є листування між кількома структурними підрозділами. Найчастіше вони містять пропозиції чи прохання. На відміну від доповідних записок, службові створюються, щоб підтримувати зв'язок між відділами на горизонтальному рівні, тобто вони створюються від імені працівника та пересилаються на ім'я працівника. Складаються вони лише у тому випадку, коли посада відправника рівнозначна посаді отримувача. Якщо ж службову записку складає керівник, то найчастіше вона стосується рішень про відправлення у службове відрядження.
Якщо буде виявлено факт виготовлення продукції з деяким шлюбом, то за наявності кількох скарг покупців керівник організації має право надіслати на адресу атестаційної комісії службову записку, в якій будуть докладно описані причини невідповідності працівника тим вимогам, які пред'являються до його посади. На підставі службової записки буде проведено додаткову атестацію співробітника. Також службові записки використовуються і для того, щоб було скорочено випробувальний термін для певного працівника. Така службова записка складається з ім'ям генерального директора. Якщо ж говорити про юридичну значущість службових записок, можна назвати, що можуть бути доказами у суді.
Правила складання записки
Пишеться службова записка на звичайному аркуші формату А4. На ньому обов'язково вказуються реквізити, розміщені відповідно до ГОСТами. Такими реквізитами є:
Щоб знати, як написати службову записку, необхідно врахувати, що такий документ оформляється звичним шрифтом, величина літер 14, міжрядковий інтервал 1,5. Величезними літерами пишеться найменування документа (СЛУЖБОВА ЗАПИСКА). Розташовуватися напис може як у середині, і біля кордону лівого поля. Дату необхідно писати арабськими цифрами, наприклад, 02.01.2013. Якщо підприємстві діє реєстраційна система, то службової записці проставляється також і реєстраційний номер. Внаслідок передачі службової записки складається резолюція з порушеного питання.
Такий вид документа як службова записка може мати короткий заголовок, який передає суть проблеми. У його формулюванні згідно з правилами оформлення документації обов'язково включити букву "о". Наприклад, «про направлення К. у відрядження». Поділиться текст службової записки на дві частини. В одній частині пишуть факти, які стали підставою для складання документа, а в другій фіксуються всі висновки та рішення. Якщо записці є додаток, то про нього робиться позначка в оформленні. Тепер ви знаєте, як написати службову записку. Зразок її є порожнім бланк документа, розглянутий нижче:
Начальнику Виробничого відділу Іванову В.К. СЛУЖБОВА ЗАПИСКА 17.01.13 № ___ У зв'язку із зміною виробничих потужностей нового обладнання у приміщенні № ___. прошу надіслати спеціаліста для подальшого усунення несправностей.
Такий зразок написання службової записки.
Мета
Як написати службову записку та правильно її оформити.
Червень 5th, 2013 admin
На практиці ми іноді стикаємося з документом, як службова записка. Як написати службову записку та правильно її оформити?
Службова записка – це не основний, а додатковий документ, на підставі якого приймаються остаточні рішення роботодавцем чи керівником. На підставі службової записки видається наказ, розпорядження, акт чи оформляється угода між сторонами. Службова записка є обов'язковим документом для діловодства. Але як додатково встановлений локальний нормативний акт її цілком можна використовувати. У класифікаторі управлінських документів такого поняття як «Службова записка» немає. Але практично такий вид документа широко використовується.
Службова записка найчастіше – це внутрішнє листування між відділами. Вона зазвичай містить якусь пропозицію чи прохання. У більшості випадків записки містять інформацію про організаційне, матеріально-технічне або господарське забезпечення організації, а також має характер інформативного змісту.
Службові записки складаються працівником чи керівником якогось підрозділу з ім'ям керівника чи певного спеціаліста іншого підрозділу, тобто. забезпечує зв'язок об'єктів керування на горизонтальному рівні. Службові записки пишуться та надсилаються від одного керівника підрозділу іншому, або від одного співробітника іншому, якщо вони рівнозначні за статусом. Якщо статуси різні, це вважається доповідної запискою.
У разі, якщо працівник їде у відрядження, начальник відділу працівника відрядження пише службову записку на ім'я директора. На підставі неї потім видається наказ на відрядження.
Службова записка може бути написана до атестаційної комісії, якщо працівник не відповідає займаній посаді. Це може бути випадки, коли працівник постійно виготовляє шлюб, або продавця постійно скаржаться покупці. Атестаційна комісія зможе ухвалити рішення про дострокову атестацію співробітника.
Службові записки складаються у разі економічної необхідності лінійних керівників, або є можливість укладання договору.
Насправді службові записки використовують із різних цілей. Наприклад, службову записку може писати начальник відділу з ім'ям керівника про скорочення випробувального терміну якогось працівника.
На підставі службової записки, що містить інформацію про виробничі показники відділу, написаної на ім'я директора, може бути виданий наказ про преміювання працівника або всього відділу.
Службові записки можуть бути використані як докази в суді (Ухвала ФАС Поволзького округу від 15.06.2011 у справі N А72-6396/2010) .
Як написати службову записку? Службова записка зазвичай складається на папері формату А4, але в ньому повинні бути зазначені всі необхідні реквізити: дата та номер службової записки, найменування структурного підрозділу, заголовок до тексту та сам текст, найменування адресата та підпис укладача записки із зазначенням його посади.
По ГOCTy для текстів, що містять довідкову інформацію, використовується шрифт Times New Roman, розмір шрифту 14 інтервал між рядками 1,5.
У найменуванні документа пишеться заголовок «СЛУЖБОВА ЗАПИСКА», який може бути розташований у центрі або з лівого боку аркуша.
Дата проставляється арабськими цифрами, наприклад, 15.06.2013 або літерами та цифрами. Наприклад, 15 червня 2013р.
Хто реєструє службову записку? Реєструє її чи той, хто виписує службову записку, чи хтось отримує. Це залежить від системи організації документообігу організації.
Коли службова записка розглядається, вона візується підписами зацікавлених осіб, і у ній накладається резолюція керівника – це письмове рішення керівника на тему службової записки, що є остаточним етапом розгляду службової записки.
Заголовок службової записки може коротко розкривати її тему. Причому заголовок пишеться у прийменниковому відмінку. Наприклад, «Про направлення Дмитрієва К.М. у відрядження".
Текст службової записки складається із двох частин. Перша частина містить інформацію про те, що спонукало співробітника скласти цей документ. У другій частині співробітник викладає свої висновки, пропозиції та прохання. Крім цього в текст може бути додана ще одна частина: аналіз ситуації, що склалася. Таким чином, службова записка може містити: причини написання записки, аналіз фактів і висновки про зміну даної ситуації.
Зразок службової записки (приклад оформлення службової записки):
Директору ТОВ «Малинка»
Козлову Р.В.
від начальника відділу продажу
Круглової Н.Ж.
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
02.06.2013 № _________
На підставі збільшення постачання нашої продукції за травень 2013р. вдвічі та перевиконанні плану відділом продажів, прошу вас преміювати працівників усього відділу.
Показники ефективності продажів додаються.
Що таке службова записка і для чого вона потрібна
Більшість людей повнолітнього віку є працівниками у тій чи іншій організації. Люди звертаються до начальства з проханнями чи побажаннями через заяви чи службові записки. Опишемо процес складання та передачі документів для керівника.
Що це таке?
Для початку необхідно розібратися в тому, що являє собою службова записка. Це документ, який є внутрішнім або зовнішнім, залежно від функцій та адресата. Така службова записка найчастіше адресована вищій особі від її підлеглих і є свого роду проханням, зауваженням або пропозицією.
Залежно від змісту службової записки вона може бути доповідною, пояснювальною, пояснювальною чи аналітичною.
У цьому документі найчастіше висвітлюються технічні чи господарські проблеми, надається опис спірних ситуацій або надається пояснення, яке вимагає від вас начальство. Головна відмінність службової записки полягає в тому, що в ній не лише обговорюється суть проблеми, а й дано також її докладний опис, а іноді – шляхи вирішення.
Службова та доповідна: подібності та відмінності
Деякі працівники плутають доповідну та службову записки, і це недарма. Подібність є, проте є й відмінності. Давайте в цьому розберемося. Отже, сенс і тієї, і іншої записки полягає в тому, щоб повідомити начальство про будь-який збій у роботі. Однак у доповідній найчастіше повідомляється про проблему, а у службовій записці є ще й прохання її усунути, а іноді вказуються і шляхи вирішення тієї чи іншої проблеми.
Складання службових записок для начальства
Найчастіше такі документи надсилаються саме керівництву. Це з тим, що службова записка - це документ, у якому повідомляються будь-які внутрішні проблеми. Приклад службової записки ніде не прописаний, зразка тексту немає, тому їх становлять у довільній формі. Найголовніше - описати суть проблеми та запропоновані шляхи її вирішення. На що ще слід звернути увагу, так це те, щоб ваша службова записка була зареєстрована в організації. Таким чином, можна точно переконатися, що вона дійде до начальства.
Проте ситуації бувають різними. Уявіть собі, що ви пишете службову записку не про поломку техніки, а, наприклад, про співробітника вашої компанії, який у чомусь завинив. Ситуації бувають різними. Ваша службова записка може бути просто втрачена. Щоб такого не сталося, ви можете підстрахуватись. Складіть службову записку у двох примірниках. Віддайте їх на реєстрацію секретареві і попросіть на вашому екземплярі написати, що записка зареєстрована за таким номером, такою датою і прийнята до розгляду. Таким чином, навіть якщо ваша скарга не дійде до начальства з якихось причин, у вас є підтвердження та його текст.
Обмін службовими записками між відокремленими підрозділами
Іноді службові записки служать засобом спілкування між відокремленими підрозділамиоднієї і тієї ж фірми. Упорядкування такого документа для іншого підрозділу нічим не відрізняється від записки для керівництва. Єдина відмінність, яка є - це те, що необхідно вказати самі підрозділи, можна також вказати і адресу. І тут службова записка все одно є внутрішнім документом.
Шапку службової записки треба оформляти на зразок заяви, що пишеться з ім'ям керівника. Далі пишеться сам текст, де пояснюються всі проблеми конкретного підрозділу. Бажано описати не лише суть проблеми, а й докладно всі нюанси. Також можна запропонувати засоби її вирішення.
Обов'язково мають бути зазначені реквізити документа: дата та номер. Це потрібно для того, щоб він став офіційним.
Службові записки до іншої організації
Однак іноді буває, що вона виступає у ролі зовнішнього документа. Досить поширений випадок написання службової записки – для іншої організації. Таким чином, компанії обмінюються необхідною інформацією. Також у цьому випадку службова записка є документальним підтвердженням претензії чи прохання.
Такі записки оформляються також у довільному вигляді. До них можуть бути додані ксерокопії необхідних документів. Найчастіше такі записки оформляються з ім'ям директора однієї фірми від голови інший. У разі переговорів з контрагентом обов'язково треба оформити два екземпляри службової записки. Другий екземпляр із печаткою, підписом та реєстраційним номером треба забрати собі та зберігати цей документ доти, доки проблема не вирішиться.
У разі написання службової записки для іншої організації ви можете у відповідь отримати такий самий лист. У цьому нічого страшного нема. Можливо, керівництво не зовсім зрозуміло проблему чи прохання, а може, просто вирішило запропонувати свій варіант розвитку подальших дій. Таку записку ви повинні також зареєструвати та відреагувати на неї чи дією, чи відповіддю на прохання. Тому спілкування організацій через службові записки може тривати досить довго.
Починається документ із найменування організації та даних людини, якому вона призначається, далі вказуються власні дані. Слова Службова записка пишуться посередині. Далі з червоного рядка починається текст. Як було зазначено раніше, він пишеться у довільній формі. Наприкінці вказується дата і ставиться підпис із розшифровкою.
Якщо текст записки великий, його поділяють на кілька абзаців. У першому їх йде опис проблеми. У другому викладається саме прохання. Якщо прохання колективне, у третьому абзаці можна вказати відділ та прізвища тих працівників, які його написали. І тут підпис на службової записці ставиться начальником відділу. Окремо можна додати лист за підписом усіх працівників.
Службова записка пишеться на аркуші формату А4, як будь-яка заява. Підпис має бути власноручним, а не факсимільним. Також бажано службову записку оформити зі своїм порядковим номером та датою її складання. Її можна надрукувати і на комп'ютері, але навіть у цьому випадку підпис має бути особистим.
Надсилання документа за допомогою електронного зв'язку
Непоодинокі випадки, коли в організації ведеться електронний документообіг, і всі прохання та записки необхідно надсилати саме через Інтернет або внутрішній мережі. В цьому випадку лякатися не треба, нічого страшного в цьому немає. Однак для цього бажано мати особистий електронно-цифровий підпис, щоб можна було підтвердити своє прохання.
Або ж можна написати службову записку на аркуші паперу, підписати і відсканувати. Електронну версію відправляєте на необхідну адресу та чекаєте на відповідь.
Чи завжди потрібно оформлювати свою пропозицію письмово
Найчастіше постає питання: а чи можна звернутися до керівництва підприємства в усній формі? Відповідь дуже проста: звернутися усно завжди можна, але чи дасть це якісь результати, невідомо. Письмове повідомлення завжди є офіційним документом, незалежно від його змісту та адресата. А ось усне повідомлення – це просто слова, на які може і не відповідати.
Тому можна порадити усі пропозиції, пояснення та пояснення для начальства оформляти виключно на папері. Інакше просто можна не отримати відповідь на своє прохання або пропозицію.
Як правильно оформити службову записку
На роботі часто складаються службові та доповідні записки. Начебто нічого складного. Але коли мені недавно доручили написати службову записку, я вирішила все ж таки уточнити, як правильно її скласти. Цікаво, але я з'ясувала, що мені треба скласти не службову записку, а доповідну. Давайте розберемо, у чому різниця між доповідною та службовою та як їх треба складати.
Будь-який офіційний документ відрізняється від звичайного запису тим, що він повинен відповідати вимогам ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", тому що має юридичну силу. Які ж вимоги пред'являються до складання доповідної та службової записок?
У них мають бути такі пункти:
2) найменування адресата (кому надсилається документ)
3) найменування виду документа («Службова записка»)
4) заголовок до тексту (наприклад, "Про порушення трудової дисципліни", "Про отримання полісів страхової медицини"). Однак це факультативний елемент
6) підпис укладача – у правому нижньому кутку (із зазначенням посади у лівому нижньому кутку навпроти підпису)
7) дату складання (зазвичай у лівому кутку, оформляється або арабськими цифрами: 5.02.2013, або буквено-цифровим способом: 5 лютого 2013р.)
8) віза – іноді проставляються візи зацікавлених осіб під підписом укладача: ініціали та прізвища візуючого, його підпис та дата
9) реєстраційний номер (він проставляється або за місцем складання, або за місцем отримання - залежить від прийнятої системи реєстрації в організації).
По ГOCTy текст документа оформляється шрифтом Times New Roman, розмір 14 через 1,5 інтервалу.
Назва документа розташовується по центру сторінки пишеться або великими літерами (СЛУЖБОВА ЗАПИСКА), або малими (доповідна записка) через 2 міжрядкові інтервали.
Доповідну записку – адресують вищій особі (керівнику підрозділу чи організації). У цьому документі необхідно докладно викласти суть питання, з якого ви звертаєтеся: предмет питання, ваші пропозиції, аргументація та висновки (вам необхідно спонукати керівництво до дії, до прийняття певного рішення). Іноді мета доповідних записок – повідомляти про хід виконання робіт, у разі вони складаються регулярно.
Якщо доповідна записка адресована керівнику організації, вона може оформлятися на аркуші паперу (формат А4). Якщо документ прямує до вищих інстанцій (він вже є не внутрішнім, а зовнішнім документом), то його необхідно оформити на бланку організації.
Зазвичай текст доповідної записки складається з двох-трьох смислових елементів. Перша частина містить факти, що спричинили її написання (ця частина констатує), друга частина проводить аналіз представленої ситуації та пропонує варіанти вирішення (ця частина аналізує – вона не завжди присутня в документі), третя частина представляє висновки та пропозиції (ця частина резюмує) .
Службову записку використовують, коли питання, що порушується, знаходиться в межах внутрішньоструктурної компетенції і не вимагає звернення до вищих інстанцій. Службові записки функціонують між керівниками та працівниками однакового посадового статусу. За допомогою цього документа зазвичай вирішуються питання матеріально-технічного, інформаційного забезпечення тощо (зламався комп'ютер, закінчився папір).
Текст документа починається з викладу факту, яким звертається автор, та був висловлюється прохання чи пропонуються шляхи вирішення виробничої ситуації.
Таким чином, відмінності доповідної та службової записок лежать в аспектах їх функціонування: доповідна записка оформляється для руху по вертикалі (вищим керівникам чи організаціям), службова – по горизонталі (лінійним керівникам)
Давайте розглянемо, як писати свої скарги та пропозиції.
1) визначте мету звернення (навіщо вам потрібна допомога?)
3) визначте основні думки, сформулюйте їх найбільш конкретно та виразно, не забуваючи про важливі деталі.
Результативність службової записки залежатиме від обґрунтованості ваших ідей.
Довжина службових та доповідних записок може бути різною. Одні можуть складатися із кількох пропозицій, інші можуть займати кілька сторінок. У другому випадку друга та кожна наступна сторінка повинні містити заголовок з ім'ям адресата, номери сторінки та дати. Іноді в такий заголовок включається тема службової записки.
ЗРАЗКИ ДОКУМЕНТІВ
Загальний відділ Начальнику відділу АХР
А.І. Петрову
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
Про проведення ремонтних побутових робіт
У зв'язку з тим, що в кабінеті №367 зламався дверний замок, прошу зробити його ремонт.
І.С. Іванова Іванова
Голова профкому Начальнику транспортного цеху
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
Прошу Вас виділити автотранспорт для перевезення новорічних подарунківз кондитерської фабрики до підприємства. Загальний обсяг вантажу - 100 коробок 50 х 20 х 40, загальна вага 1 тонна. Автотранспорт має бути о 9.00 5.12.2012 р. за адресою: вул. Калганова, д. 67. Водій повинен мати при собі дорожній лист.
Голова профкому
І.Р. Сергєєв
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Відповідно до плану роботи ТОВ «Фенікс» на 2012 р. виробничий цех здійснює видання ряду брошур обсягом 6–8 друк. л.
Для виконання операцій зі зшивання брошур такого розміру наявні у відділі скобозшивачі типу «A» і «B» не придатні, тому що товщина видань перевищує допустиму для них норму (до 5 печ. л. включно). Використання клейової машини «C» є недоцільним з економічної точки зору, крім того, воно вимагає великих тимчасових витрат.
Зшивання брошур обсягом 6-8 друк. л. Найзручніше проводити за допомогою дротошвейної машини класу «D». Її ціна у фірмі «Стан» становить _______ млн. рублів. При існуючому режимі роботи економічна ефективність від експлуатації машини призведе до покриття витрат на її придбання протягом 1 року та 7 місяців (розрахунки економічної ефективності додаються).
У зв'язку з викладеним прошу виділити кошти на закупівлю проволокошвейной машини класу «D».
Додаток: на 3 л. в 1 екз.
Начальник виробничого
цеху Л.П.Свіят Свіят
