Штатний розклад- це документ, який містить інформацію про посади, кількість штатних одиниць та тарифні ставки з урахуванням різних надбавок структурних підрозділів організації.

Як скласти штатний розклад

Як бланк штатного розкладу застосовують уніфіковану форму № Т-3, затверджену Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1.

Штатний розклад складають за структурними підрозділами організації у порядку підпорядкованості працівників. Форма штатного розкладу заповнюється співробітником кадрової служби, економістом з праці чи бухгалтером. Затверджується штатний розпис наказом керівника організації.

Штатний розклад організації: інструкція із заповнення форми Т-3

Заповнюємо поле «найменування компанії» згідно з даними установчих документів організації.

Проставляємо код ОКПО організації.

Ставимо номер, дату складання штатного розкладу (у форматі число, місяць, рік) та період його дії.

У графі «Затверджено» зазначаємо дату та номер наказу керівника організації про затвердження штатного розкладу, загальну кількість штатних одиниць.

Переходимо до заповнення таблиці.

У першій та другій графі вказуємо відповідно найменування та код структурного підрозділу організації.

У третій графі вказуємо посаду відповідно до Класифікатора професій щодо кожного структурного підрозділу в порядку підпорядкованості.

У четвертій графі вказуємо кількість штатних одиниць з кожної посади.

У п'ятій графі проставляємо тарифну ставку (оклад) у рублях за кожною посадою.

Шоста-восьма графи «Надбавки» заповнюються у разі наявності додаткових виплат (у рублях) працівникам певних посад за спеціальні умови праці, режим роботи, спеціальні знання чи заохочувальні премії.

Значення дев'ятої колонки обчислюються шляхом підсумовування чисел у колонках 5-8 та множення на кількість штатних одиниць у четвертій колонці з кожної посади.

Підбиваємо підсумкову кількість штатних одиниць (сума значень у четвертому стовпці) та підсумковий місячний фонд заробітної плати (сума значень у дев'ятій графі).

Ставимо підписи керівника відділу кадрів, головного бухгалтера.

До штатного розкладу можуть вноситися зміни у зв'язку із запровадженням нової посади, її перейменуванням, переведенням в інший відділ, зміною тарифної ставки тощо. виходячи з наказу керівника організації.

Штатний розклад (зразок 2017) для ТОВ

Російські роботодавці ведуть документацію, пов'язану із необхідністю систематизації та обліку трудової діяльності найманих співробітників. Прикладом такого документа є штатний розклад (далі — ШР). Вказаний документ є локальним актом роботодавця. Затверджується ШР наказом роботодавця. З цим документом слід ознайомити кожного працівника на момент працевлаштування. Для цього документа існує нормативно встановлена ​​уніфікована форма, проте вона не є обов'язковою. Штатний розклад для ТОВ (зразок 2017 року) можна завантажити за посиланням нижче.

Поняття штатного розкладу

Штатний розклад - це документ для кожного роботодавця, т.к. в ньому повинна бути зібрана інформація про поділ праці між працівниками, що склався.

Про значення штатного розкладу для роботодавця, зокрема, свідчить відомча позиція, зазначена у Листі Роструда від 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1.

Із зазначеного листа, зокрема, випливає:

• ШР – це обов'язковий локальний нормативний акт для роботодавця;
• законодавчо встановлених правил складання ШР немає;
• посаду в укладеному контракті слід зазначати відповідно до ШР.

Раніше серед обов'язкових до застосування бланків первинної документації, затверджених Держкомстатом, вважався і штатний розпис. До 2013 застосування самостійних форм подібної документації не допускалося. Однак у час обов'язковість застосування відповідної уніфікованої форми для комерційних організацій втратила актуальність.

На сьогоднішній день зазначені організації мають право самостійно визначати, яку саме форму цього документа застосовувати:

• уніфіковану (форма № Т-3);
• розроблену та затверджену самостійно.

Як приклад документа, що розглядається, пропонуємо скачати штатний розпис будівельної організації (зразок за посиланням нижче).

Зразок штатного розкладу

Строк, періоди, випадки затвердження штатного розпису законодавством не встановлено. Отже, вирішення цих питань є прерогативою роботодавця.

Штатний розклад визнається локальним нормативним актом роботодавця, який безпосередньо впливає на його трудову діяльність. Отже, існує обов'язок ознайомлення працівників із цим документом під розпис під час працевлаштування до підписання трудового договору.

Оформлення штатного розкладу

Штатний розклад, зокрема, повинен включати:

• структуру організації із зазначенням посад, професій та (або) спеціальностей, конкретних видів робіт;
• штатну чисельність;
• заробітну плату.

Трудові договори з працівниками укладаються відповідно до відомостей, які у ШР.

Щоб правильно відобразити в ШР конкретний вид робіт, рекомендуємо керуватися Порядком, утв. Постановою Держкомстату України від 24.03.1999 N 20.

Розклад, що розглядається, затверджується розпорядчим документом, який підписує керівник організації або інша особа, яка має відповідні повноваження.

В уніфікованій формі містяться реквізити, які свідчать про необхідність підписання штатного розкладу керівником кадрової служби та головним бухгалтером.

За відсутності відповідних посад організації обидві ці функції виконує її керівник.

Уніфікована форма Т 3 – уніфікована форма штатного розкладу, тобто документа, що визначає кадрову структуру організації, у тому числі ієрархію та кількість посад, а також оплату за кожною позицією. Форму штатного розкладу Т 3 можна завантажити з цієї статті.

Читайте у статті:

Вона стане в нагоді співробітникам відділу кадрів, які розробляють "штатку", а також бухгалтерам – щоб обґрунтувати пільги з податків та довести обґрунтованість витрат.

Штатний розклад: форма Т 3

Штатний розклад - це локальний акт, у якому представлено у зведеному вигляді поділ праці фірмі. Його становить відділ кадрів протягом усього організацію загалом – з урахуванням найближчих планів організації з найму персоналу з існуючих потреб і виробничих завдань.

Трудовий кодекс не зобов'язує кожну фірму оформляти такий документ. Але мати штатний розклад все-таки бажано, щоб в організації та в бухгалтерії завжди були актуальні дані про:

• поточної чисельності співробітників та складі вакантних посад;
• фонд оплати праці з розрахунку на будь-який проміжок часу;
• відповідно до кадрової структури фірми її стратегії та перспектив розвитку.

Також за наявності штатного розкладу бухгалтеру простіше підтвердити пільги з податків та довести обґрунтованість видатків при оподаткуванні.

Як правило, співробітників приймають працювати вже після затвердження локальних документів фірми. Тому в договорах, трудових книжках та інших кадрових документах назви посад та розміри окладів повинні суворо відповідати позиціям штатного розкладу. Інакше співробітники зіштовхнуться із труднощами при отриманні державних соціальних, пенсійних та медичних виплат.

Уніфікована форма Т 3

З 2013 року у комерційних фірм та підприємців при організації документообігу з'явився вибір – користуватися уніфікованими бланками або самостійно розробити та затвердити власні бланки. Важливо лише включити до них всі реквізити, обов'язкові для «первинки» та передбачені ст. 9 Закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Проблема вибору торкнулася і кадрової документації. Тепер організації мають право:

• або використовувати штатний розпис бланк Т-3, якщо його затверджено керівником окремо або у складі облікової політики;
• або застосовувати бланк, розроблений самостійно та затверджений керівником.

Уніфікована форма штатного розкладу виглядає так:

Скачати безкоштовно штатний розклад

Форма штатного розкладу Т-3 зразок заповнення

Вимог до штатного розкладу не так багато. По-перше, щоб уникнути порушень трудового законодавства, для посад із однаковими за складністю трудовими завданнями встановлюється однакова зарплата. Адже оплата має бути рівною за рівноцінну працю. По-друге, якщо в рамках однієї спеціальності існують різні складність та відповідальність роботи, обсяг прав та обов'язків, то в назвах посад мають відбитися ці відмінності. Наприклад, можна використовувати слова "старший", "молодший", "ведучий" тощо.

Складену «штатку» підписують головний бухгалтер та співробітник служби кадрів. Якщо фірма велика, і документ займає кілька аркушів, то головний бухгалтер може розписатися наприкінці документа і кожному його аркуші.

Затвердити нову «штатку» має керівник організації – наказом. Уніфікованої форми наказу немає, фірма складає його за своїми правилами. Обов'язкова вимога – у наказі має бути дата, з якою діє штатний розпис. Дата може відрізнятись від дня, коли видали наказ, або збігатися.

Змінювати що-небудь у штатному розкладі слід лише у міру зміни кадрової ситуації. Якщо вона стабільна, переглядати документ щороку не потрібно. Термін дії "штатки" не обмежений.

Структурним підрозділам фірм складати власний штатний розклад не потрібно. У підрозділи та філії надсилають виписку із затвердженого штатного розкладу або його копію.

Доводити вміст "штатки" до співробітників не обов'язково, оскільки документ не регулює трудову діяльність. Кадрові відомості, які стосуються конкретного співробітника, він дізнається зі свого трудового договору. Але обов'язок знайомити персонал зі штатним розкладом може бути встановлений, наприклад, колективним договором

). Як його складати і в чому особливості цього процесу, ми поговоримо у цій статті.

Штатний розклад- Це документ, де міститься структурний склад співробітників компанії, перелік посад, штатних одиниць, дані про оклади, надбавки, зарплати в цілому. Документ формується на основі Статуту компанії чи спеціального становища.

Для його оформлення використовується. У принципі, закон прямо не зобов'язує компанії мати сформований штатний розклад, але Роскомстат зобов'язує всі компанії вести облік оплати праці та супутньої первинної документації.

Відповідно і наймати співробітників можна лише на основі наявного штатного розкладу, де вказано посади, структурні підрозділи. Це стосується найму співробітників як на основне місце роботи, а й посади за сумісництвом.

Як правило, формуванням цього документа займається бухгалтерія, але Кваліфікаційний довідник покладає цей обов'язок на економіста з праці. Але оскільки ця посада часто відсутня на підприємствах, часто відповідального за роботу керівник призначає самостійно.

У тому випадку, коли цей обов'язок покладається на співробітника, який не повинен займатися цими питаннями відповідно до закріплених за ним функціональних обов'язків, для затвердження цих функцій видається спеціальний наказ.

Формуючи штатний розклад на 2016 рік, Треба знати, що назва посади в ньому та трудовому договорі, складеному зі співробітником, має точно збігатися.

Створити штатний розклад на 2016 рік треба до кінця 2015 року, але затвердити його треба на 1 січня 2016 року. Щоб воно набрало законної сили, керівник компанії має провести його окремим наказом. Зверніть увагу, що якщо за минулий рік воно не змінювалося або зміни були незначними, затверджувати його знову наступного року не обов'язково. Можна лише скласти список змін.

Ще одне важливе правило – заповнення форми Т-3не може скорочувати документ, але може його трохи розширювати. Скажімо, якщо якийсь розділ не потрібний, його не видаляють, але й не заповнюють. У якій послідовності розташовувати позиції розкладу визначає керівник компанії.

У кожному підрозділі повинні бути вказані не лише штатні посади, а й спеціалізація співробітників. Причому посади треба вказувати в порядку зменшення від найвищої до наймолодшої посади. Їх найменування пишуться в називному відмінку. Якщо штатний розпис передбачає наявність неповних штатних одиниць, їх треба навести у графі 4, вказавши частки 0,25; 0,5.

Заповнюючи зразок заповнення штатного розкладу, Найчастіше припускаються помилок у графі окладу. Зазвичай там зазначають не фіксовану ставку, а її діапазон. Щоб визначити точну цифру, треба звернутися до наказу штатного розкладу, скласти суми окладів. А для відображення діапазону окладу, який одержують співробітники на різних посадах, існує графа про надбавки.

Завдання штатного розкладу

Логічно виникає питання, навіщо потрібний офіційно оформлений штатний розклад у компанії? Насамперед, як доказ у суді, коли виникає питання про працевлаштування співробітника. Адже у разі скорочення посади роботодавець має запропонувати звільненому співробітнику щось як альтернативу. А якщо це неможливо, він має це довести. Тому цей документ є вагомим доказом у суді, якщо він оформлений правильно: пронумерований, прошитий, скріплений печаткою та завізований керівником чи головбухом.

Печатки та підписи на документі

Незалежно від того, на скільки аркушах складено штатний розпис, підписуватиметься останній аркуш у строго зазначеному місці. Хоча існують моменти, коли потрібно підписати кожен аркуш. І тут у формі доставляються спеціальні рядки, у яких і ставиться розпис. Таке відбувається найчастіше тоді, коли треба затвердити штатний розпис керівником філії до його затвердження у головному офісі. Зверніть увагу на те, що на формі № Т-3 ставити друк не обов'язково.

Внесення змін до штатного розкладу

У тих випадках, коли в компанії запроваджуються нові посади, скасовуються старі, формуються нові відділи, змінюється склад співробітників, ці зміни треба відобразити у штатному розкладі. Якщо при цьому формується наказ про зміну штатного розкладу, в ньому слід зазначити такі причини:

Розширення чи скорочення виробництва компанії;
ліквідація обов'язків, що повторюються;
внесені зміни до законодавства, які вимагають відповідним чином змінити штатний розпис;
покращення роботи керівних структур;
реорганізація форми.

Усі зміни штатного розпису повинні відповідно фіксуватися в особистих картках працівників та їх трудових книжках. Але на це треба отримати згоду співробітника письмово.

Коли потрібно змінити оклад співробітнику, йому про це повідомляють за два місяці до настання факту. Подія обов'язково треба зафіксувати у штатному розкладі, а також у додатковій угоді до штатного договору. Хоча в принципі будь-які зміни в даному розкладі необхідно доводити до відома співробітників, і тільки після цього вносити зміни до трудової книжки та штатного розкладу. І тому оформляється окреме документальне рішення роботодавця. Наприклад, наказ. Подробиці можна уточнити у п. 3.1 Інструкції №69.

Поняття штатного розташування

Оскільки у багатьох компаніях спостерігається велика плинність кадрів, у роботі часто використовується так звана штатне розміщення– штатний перелік посад організації. Головна перевага цього документа – можливість швидко вносити зміни без різної супровідної документації. Наприклад, вона не вимагає видання відповідного наказу, щоб здійснити внесені зміни.

Оскільки бланк форми Т-3, тобто штатний розклад, дає лише уявлення про загальну кількість штатних одиниць у компанії, за ним неможливо дізнатися, зайнята посада чи вакантна, хто її обіймає. А штатне розміщення містить відомості про ім'я співробітника, яку посаду він займає, в якому статусі вона знаходиться.

Таким чином формується штатний розклад на 2016 рік (зразок завантажити).

Штатний розклад, або скорочено ШР, — це локальний нормативний акт, який визначає структуру підприємства, його кадровий склад та чисельність. Розробляється, як правило, на підставі уніфікованої форми Т-3 (зразок заповнення ми наводимо у цій статті). У штатному розкладі, крім найменування професій та посад, зазначається розмір заробітної плати за кожною з них.

Завантажити штатний розклад на 2019 рік ви зможете нижче, а зараз поговоримо, що він є.

Як уже сказано, форма штатного розкладу (2019) може бути затверджена за стандартною уніфікованою формою, але це не означає, що роботодавець обмежений цією формою. Керівник підприємства може розробити власну форму та зразок, зрозумілі та зручні саме йому. Якщо не хоче займатися розробкою сам, може доручити це відповідальній особі, наприклад бухгалтеру.

Зразок штатного розкладу на 2019 рік

Зверніть увагу, у документі, що розглядається, в обов'язковому порядку повинні бути:

• найменування підрозділу;
• найменування посад;
• кількість штатних одиниць;
• розмір окладу;
• надбавки, якщо передбачено положенням про оплату праці.

Приховувати якісь відомості в ШР не можна. Якщо одиниця є, вона обов'язково вказується у формі. Зразок заповнення штатного розкладу на 2019 рік ви зможете побачити нижче.

Для чого потрібен штатний розпис в організації

Цей локальний нормативний акт необхідний у зв'язку з тим, що він:

• дає можливість наочно порівнювати підрозділи за чисельністю працюючих, їх кваліфікації, рівнем оплати їхньої праці;
• використовується в оцінці ефективності існуючої структури підприємства;
• корисний для аналізу трудового завантаження співробітників, оцінки обсягу виконуваних ними робіт, уточнення та зміни посадових інструкцій;
• необхідний при взаємодії з органами, що перевіряють. Його зазвичай вимагають надати трудові та податкові інспекції при перевірках: відсутність може бути розглянута як порушення законодавства про працю та охорону праці, що тягне за собою накладення штрафу, який, відповідно, становить 1000-5000 рублів - з посадової особи та від 30 000 до 50 000 рублів - з організації;
• потрібно для обґрунтування звільнення працівників зі скорочення штату у разі розгляду справи у суді. Без нього роботодавцю складно довести виправданість звільнення та відсутність доступних вакансій для співробітників, що скорочуються (зобов'язує роботодавця надавати скороченому працівникові відповідну йому вакантну посаду на підприємстві за наявності такої).

Зразок штатного розкладу на 2019 рік: оформляємо за всіма правилами

Крок 1. Заповнюємо шапку

Все стандартно: вказуємо повне найменування організації відповідно до статутних документів. На цьому етапі вказуємо і період, який складається цей документ. Період вказують або на рік, або просто пишуть, що він застосовується з такої дати, без термінового терміну.

Крок 2. Вказуємо штатні одиниці

Тут вносяться всі найменування професій та посад, які є у фірмі. Тут вони підлягають своєрідному обліку та компонування за підрозділами, якщо вони, звичайно, є. Зверніть увагу, що якщо за професією мається на увазі застосування професійного стандарту або посада вказана у списку, який дає право на дострокове призначення пенсії, то в цьому документі найменування посади чи професії мають бути суворо ідентичними до профстандарту або списку.

Крок 3. Прописуємо посадові оклади та надбавки

Вказуємо цифри. Зверніть увагу, що якщо у вас використовуються тільки оклади, як, наприклад, у даному зразку, розділи надбавки та компенсації не заповнюються. Нехай вас не бентежать порожні клітини, закон це дозволяє. Така система оплати праці.

Крок 4. Підписуємо

Зведені відомості, як правило, підписують дві особи: кадровик та бухгалтер. Але в невеликих компаніях за двох зможе розписатись і один, наприклад, той самий бухгалтер.

Крок 5. Стверджуємо

Затверджує генеральний директор своїм наказом, що складається у вільній формі. Надалі всі зміни до ШР вносяться виключно наказами.

Коли складається та як внести зміни

Розклад складається та затверджується, як правило, при відкритті підприємства. Надалі корективи та зміни за необхідності встановити нові оклади або додати нові одиниці вносяться до нього новими наказами.

Зміни вносяться, як правило, у разі:

• перейменування структурних підрозділів чи посад,
• зміни окладу,
• при реорганізації підприємства,
• у разі скорочення чисельності чи штату працівників.

Різниця між останніми двома пунктами полягає в тому, що при скороченні чисельності виключаються окремі штатні одиниці (тобто відбувається реорганізація), а при скороченні штату окремі підрозділи. При цьому працівники, які заміщають посади, що скорочуються, підлягають звільненню відповідно до відповідних статей .

Вносяться зміни виключно тим самим способом, що й затверджувалися, тобто наказами. Як підстава може бути зазначена одна з таких причин:

• удосконалення організаційної структури підприємства;
• покращення роботи окремих структурних підрозділів;
• реорганізація підприємства;
• розширення чи скорочення компанії;
• зміна законодавства;
• оптимізація організаційних процесів;
• планово-економічні розрахунки відділу роботи з персоналом;
• усунення дублювання функцій.

Усі працівники, яких торкнулися зміни, мають ознайомитися з наказом під підпис. Але перед цим роботодавець зобов'язаний зробити офіційне оголошення про майбутні зміни і повідомити своїх працівників про майбутні зміни не менш як за два місяці. Особливо це стосується ситуацій із звільненнями працівників, де кожна дія підлягає документальному підтвердженню.

Чи обов'язково використовувати зразок штатного розкладу

В даний час наявність цього документа обов'язково, згідно з , де воно згадується двічі: у статті 15 , що містить визначення трудових відносин, та у статті 57 , згідно з якою важливою умовою трудового договору є трудова функція, а саме робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності - із зазначенням кваліфікації, конкретний вид роботи, що доручається працівникові. Тому зразок, як правильно скласти штатний розклад 2019 року, стане вам у нагоді в роботі.