Zaposlenik bilo koje sfere je prije ili kasnije suočen s problemom pisanja poslovnog pisma. Glavno pitanje je kako početi i kako završiti? Mnoge web-lokacije nude osnovna pravila i primjere, plaćajući malo pozornosti na kraj dokumenata.

Pismo mora biti savršeno u svemu. Čak i najmanji nesukladnost s pravilima mogu naškoditi vašem autoritetu ili prestiž tvrtke.

Ukratko, predlažemo da se upoznamo s glavnim pravilima poslovnih pisama i detaljnije će otkriti u završnom dijelu službenog pisma.

Trebat će vam:

Glavna pravila poslovnih pisama

1. Izrada pisma, sjetite se da niste naš vlastiti pogled, već se suprotstavljamo pravnoj osobi (institucija, organizacije ili poduzeća).
2. Morate jasno poslati rezultate koje trebate postići s ovim pismom i učinkovito koristiti sve značajke teksta.
3. Jasno definirati plan izjave, dodjela informacija o pristupanju, glavni dio ili završetak.
4. U pridruživanju, nakon žalbe, pripremite primatelja na percepciju. To može biti sažetak događaja koji su uzrokovali pojavu dokumenta. Glavni dio sadrži prezentaciju suštine problema s potrebnim argumentom (objašnjenje, digitalni izračuni, reference na zakonodavne akte).

E

Dio završetka - aplikacija

Određeni dokumenti imaju aplikacije koje nadopunjuju, objašnjavaju ili detaljno opisuju pojedinačna pitanja. Nužno su primijetili na kraju pisma, povlačeći nekoliko linija iz posljednjeg stavka.

Načini dizajna aplikacija:

1) Prijave koje se nazivaju u tekstu, oznaka ovoga je izrađena na sljedeći način:

Dodatak: na 5 str., 3 kopije.

2) Prijave koje nisu navedene u tekstu moraju biti navedene, svakako navedite ime, broj stranica u svakoj aplikaciji i broj kopija.

Dodatak: "čin procjene vrijednosti nedovršene konstrukcije", 2 str., U 3 primjerka.

3) Ponekad postoji nekoliko primjena. Tada su na popisu imena i numerirani. S velikim brojem aplikacija, njihov se popis vrši odvojeno, au pismu nakon teksta bilježe:

Dodatak: Prema popisu ... str.

Kopije dokumenata pridaju pismu u redoslijedu u kojem su numerirane u Dodatku.

Zahtjev, u pravilu, potpišite glave strukturnih jedinica. U slučaju kada se aplikacije odbacuju, nema potrebe odrediti broj stranica.

Uljudnost i ispravnost - temelj kraja

Postoje razne konstrukcije završetka. To ovisi o onome što je navedeno u pismu.

Najzahtjevniji primjeri završetka:

1) ponovite zahvalnost na početku ili samo hvala za pomoć:

Hvala vam opet ...

Pusti me još jednom ...

Želimo još jednom izraziti našu iskrenu hvala ...

Hvala na pomoći …

2) Express Hope:

Nadamo se da će sporazum biti obostrano koristan ...

Nadamo se da će vas naša ponuda zanimati ...

Izračunajte na blisku i uzajamno korisnu suradnju ...

Nadam se da ću se uskoro osobno susresti s vama ...

Nadam se da ću dobiti vaš odgovor u bliskoj budućnosti ...

3) Osiguranje primatelja (obično, psihološki pozitivno djeluje na primatelja):

Uvjeravamo da možete računati na našu podršku ...

Rado ćemo surađivati \u200b\u200bs vama ...

Bilo bi mi drago surađivati \u200b\u200bs vama i čekati vaš odgovor ...

4) Zahtjev:

Molimo vas da pažljivo pročitate materijale i odgovorite ...

Tražimo od vas da hitno izvještavate ...

Molimo vas da hitno poduzmete akciju Poboljšanjem situacije ...

Nazovite me u bilo koje vrijeme prikladno za vas ...

5) ponavljanje već izloženih isprika za neugodnosti:

Još jednom se ispričavam zbog neugodnosti ...

Iskreno tražim oprost za ovo prisilno kašnjenje s plaćanjem ...

Rastanak

1) U službenoj korespondenciji može se oprostiti na različite načine:

S poštovanjem ...

S poštovanjem i najboljim željama ...

S iskrenim poštovanjem za vas ...

Želimo vam uspjeh.

2) Ako ste upoznati s primateljem ili uspješno surađivati \u200b\u200bs njom, možete dovršiti pismo prijateljskim izrazima (ne od strane panibrate):

S poštovanjem…

Najbolje želje…

S zahvalnošću i najboljim željama.

Možete završiti dokument i bez korištenja ovih dizajna!

Engleski značajke završetka slova

1. Obično završavaju službeno pismo: iskreno vaš (iskreno vaš) ili samo Tvoje. (Vaš) i potpis, pokazujući na prezime i položaj.
2. Da ne bi vaš partner stavio u težak položaj i ne prisiljavajte pretpostavke o vašem seksu, smetaju napisati svoje ime u potpunosti, to jest, ne p.r.dovzhenko, Pavel Dovzhenko.

Potpis

Dužnosnici potpisuju dokumente u okviru svoje nadležnosti.

Rekvizit "potpis" se sastoji od imena pošta, inicijala i prezimena osobe koja je potpisala dokument.

Direktor mramornog bilja (potpis) A.B. Koval

Dokumenti koji su u ustanovama koje djeluju na načelu jedinstvenosti, potpisuje jedan dužnosnik (voditelj, zamjenik ili zaposlenik koji je povjeren).

O dokumentima kolegijalnih tijela (protokoli, odluke) postoje dva potpisa (poglavlja i tajnika). Narudžba potpisuje glavu.

Dva i više potpisa staviti na dokumente za sadržaj koji je odgovoran nekoliko ljudi:

• Monetarni dokumenti potpisuju šef ustanove i glavni računovođa;
• sporazumi potpisuju predstavnike ugovaranja.

Potpise od nekoliko osoba o dokumentima su međusobno smješteni u nizu koji odgovara hijerarhiji usluge.

Redatelj (potpis) s.p.antonyuk

Glavni računovođa (potpis) v.t. Dudko

Ako dokument potpiše nekoliko osoba koje zauzimaju isti položaj, njihovi potpisi moraju biti postavljeni na istoj razini.

Direktor biljke "Luch" direktor biljke "svjetlo"

(potpis) v.rhno (potpis) l.p.kotov

Potpis započinje s inicijalima (stavljen ispred prezimena), a zatim prezime. Proučavanje potpisa u uglatim zagradama ne treba!

Ispis

Na nekim dokumentima, osigurati pravnu snagu, stavite otiske tiskanja: ugovori, uredbe, zaključci, .Otisk mora uhvatiti dio položaja i osobnog potpisa.

Datum

Datum je postavljen ispod potpisa s lijeve strane.

Službeno pismo datira njegovo potpisivanje ili odobrenje voditelja institucije.

Postoji općeprihvaćeno nalog za upoznavanje:

1. Datum elemenata napisan je u jednom retku s tri para arapskim brojevima u redoslijedu slijeda: dan, mjesec, godina;
2. ako je redoslijed broja dana ili mjeseca broj prvih deset (od 1 do 9), onda je to nula ispred njega: 03.01.15 .
3. Riječ godina, Skraćenica g., Ne stavljajte.

• Na kraju, provjerite pismo gramatičkim pogreškama i pobrinite se da ne postoji ništavilo.
• Dopustite mi da pročitam pismo kolega ili, ako je moguće, glavu. Pogled sa strane pomoći će u određivanju nedostataka koji nisu mogli primijetiti.
• Ne zaboravite navesti svoj telefon / adresu e-mail, To se često ispostavlja da je potrebno brzo riješiti problem naveden u pismu.
• Osim općih Univerzalnih zahtjeva i pravila za registraciju, mora se imati na umu da svaka vrsta dokumenta ima vlastite značajke dizajna.

Zapamtite da svi dokumenti nemaju potpuni popis navedenih detalja, već samo određeni skup onih koji pružaju pravnu snagu i dovrši upravo tu vrstu dokumenta.

Uspješne ponude i željene odgovore!

Česta "pitanja - odgovori"

Što je ugodno pisati na kraju poslovne ponude?

Nemojte koristiti riječi i fraze u završnoj fazi, koji se mogu smatrati manipulacijama ("nadamo se obostrano korisnoj suradnji", "hvala na odgovoru unaprijed", čekat ćemo vaše pismo odgovora ", itd.).

Što pisati na kraju slova "Najbolje želje" ili "pozdravi"?

Definitivno, "s poštovanjem", morate se pridržavati poslovnog stila komunikacije.

Što obično pišete na kraju pisma ako traže odgovoriti više?

U poslovnom pismu, ništa nije napisano na ovaj način.

Što pisati u potpisu e-pošte: "Pozdrav" ili "najbolje želje"?

"S poštovanjem".

Kako zamijeniti potpis "s poštovanjem"?

"Uz sve dužno poštovanje" "s poštovanjem".

Kako završiti slovo prezentacije?

Hvala vam na pažnji.

Kako pisati na drugačiji način "Želite li obavijestiti"?

"Želio bih obavijestiti", "obavijestiti", "obavijestiti", "proglasiti", "donijeti pozornost."

Izraz: "Završite svoje izvješće s riječima", zar ne?

Kada pišemo previše impresivno, a kada je naša posljednja fraza pretjerano i situacija je službeno? Autor metodologije nastave za poslovni engleski Natalya Tokar posebno za Marie Claire govori o tome kako hijerarhija potpisa zapravo funkcionira.

Kada sam studirao u magistraciji u Njemačkoj, upitao je isto pitanje - kako ispravno dovršiti pismo na njemačkom jeziku, kada napišem izjavu rektoru, pošaljite životopis od strane poslodavca ili zatražite nesvjesne jedan smijeh koji je pitao teorija filmova. Na engleskom, koristio sam sve (činilo mi se), a njemački je bio novi jezik na kojem sam govorio mnogo bolje nego napisao. Svaki put kad sam "spasio" Google, a onda se ispostavilo da je samo pokvario moj odnos s ljudima. Nisam razumio kako potpisi hijerarhije rade. Kada pišem previše impuls, i kada je moj posljednji izraz u pismu pretjerano i situacija je službeno? Znam da mnogi ljudi koji komuniciraju s kupcima, partnerima i investitorima na engleskom jeziku, ova hijerarhija je također nerazumljiva. Što mislim? Pogledajmo primjer kako početi pisati.

Naziv pitanja

Standardna pogreška - da biste preveli frazu na ruskom do zareza. Na primjer: "Zdravo, gospodine Peter! " Ili "halo, Peter!" Nema zareza na engleskom prije žalbe, a na kraju pozdravljanja rijetko se susreće s uskličnikom, osim ako ne napišete dosadan prijatelj u stilu "Hej!" Ili "Hej Mike!"

Standard za poslovne korespondencije žalbe počinje s "dragim" i završava s zarezom. Moguće su opcije "Dragi gospodine Jones, "" Dragi James ", ili" Dragi prijatelji ", - ako se prijavite na pretplatnike, kolege ili drugu skupinu ljudi. "Poštovani gospodine / gospođo", preporuča se koristiti ako ne postoji mogućnost da saznate ime osobe koja vam može pomoći. Ako je takva prilika, ali niste ga koristili, vaše pismo najvjerojatnije letjeti u košaru. Ako napišete popratno pismo vašem životopisu i ne znate ime stručnjaka za HR koji će ga pročitati, smetaju da naučite (Google je obično svjestan i spreman za pomoć). Ako šaljete VIP pozivnice na konferenciju, više ne ostavljajte riječ nakon "drage" bezličnog. Ljudi vole kad se zove po imenu, a to je općeprihvaćena norma, odražavajući pristojan, pažljivi stav prema osobi.

Iz "prijateljskih ruku" - u hladnom bazenu "Kontakti"

Na ovom mjestu, obično postavljam pitanje: kako se zovem? "Gospodine" mogu li samo "John"? "Miss" ili "gospođo"? Ukratko, to jest, dva pravila:

1. Okretanje ženama, uvijek napišite MS (Miss) kako biste izbjegli čak i nagovještaj sukoba ili nesporazuma. Ova žalba je prihvatljiva za žene bilo koje dobi i bilo koji bračni status.
2. Uvijek kontaktirajte osobu dok se predstavio. Ako se upoznao kao Johna, možete mu pisati "Dragi John". Ako je bio pritisnut kao John Smith, ne morate smanjiti udaljenost i smanjiti riječ "gospodine" prije vremena. Započnite pismo s riječima "Dragi mr. Smith. " Isto pravilo djeluje naprotiv. Ako ste u prvom pismu dočekali stil "Draga Johna", a onda je iznenada odlučio da ste uzaludno okrenuli jednostavno po imenu (s voditeljem predstavništva u cijeloj istočnoj Europi, morate biti pristojno) i dalje vrijeme kad mu pišem "Dragi gospodine Smith ", odjednom označava udaljenost. Ponekad izgleda komično, a ponekad može uzrokovati nesporazum. Obično se udaljavamo od ljudi s kojima se ne želimo rješavati ili koji je premašio zajam našeg povjerenja.

Na ruskom, to bi izgledalo ovako. Prvo pišete: "Pozdrav, Vasya!", On odgovara vam u prijateljskom tonu i pretplatite se: "Pozivam vas na ručak! Vasya ". A vi početi sljedeće pismo Vasia od riječi: "Dragi Vasily Olegovich!" Što biste mislili na mjesto Vas? Najvjerojatnije, Vasya će odlučiti da je učinio ili napisao nešto loše, jer je iznenada bio zamoljen da izađe iz zone "prijateljskog zagrljaja" i ponovno poslan u hladan bazen "kontakata". Ivan mislim isto. Stoga, ako radite sa strancima, obratite pažnju na to kako se ljudi čini kada se upoznate i što potpisi stavljaju u naša pisma.

JEDNOSTAVNO NAJBOLJI.

Sada o potpisima. Postoje mnoge mogućnosti, i svi nešto znače. Što, na primjer, znači riječ "najbolji"? U istoj matičnoj, imali smo profesora iz Sjedinjenih Država, koji su uvijek završili njegove poruke ovakvim: "Najbolje, Susan". U to vrijeme, za mene je to bilo apsolutno novo pravilo etiketa na engleskom, koji je, kao što mi se činilo, dobro sam znao.

Ispada da je to najsigurnija opcija za završetak poslovnih pisama. Hijerarhija nijansi izgleda ovako:

"Želim vam sve najbolje, Susan", "sve najbolje, Susan" i "najbolje, Susan"

Prva opcija je najznačajnija. Postupno se krećete na treću opciju. Ako se raspravlja o koga i kako će sutra predstaviti projekt sutra, već ste razmijenili pisma jedni s drugima 25 puta, to je glupo svaki put pisanje "Želim vam sve najbolje". Čak će i "najbolja" već biti suvišna. U najnovijim izdanjima, Bloomberg je napisao da se danas ljudi odnose na Melam više kao tekstualne poruke, pogotovo ako je korespondencija u stvarnom vremenu. To jest, odmah odgovorite na rješavanje nekog pitanja. Takva pisma su prihvatljiva za odlazak bez pozdrava i bez pristojanog oproštajnog.

Pogotovo s rastućom popularnošću takvih usluga kao što je opušteno, e-poruke se sve više podsjećaju na tekstualne poruke: ljudi ne pozdravljaju i ne oprosti, odmah idu u posao. Ipak, kada napišemo pismo potencijalnom kupcu, partneru ili poslodavcu, pravila etiketa i dalje djeluju. Nemojte se pozdraviti i ne govoriti zbogom osobi koju pišete u prvom (pa čak iu drugom), budući da je još uvijek nepristojno.

Prsluk ili najtopliji pozdrav

Najdraža oproštajna opcija u prostoru ruskog govornog područja u pismu - "Najbolji pozdrav". Sve počinje s njim, pogotovo ako je to hladno pismo, i nikada se niste upoznali s primateljem u životu. Ova opcija znači da ste ljubazni, ali držite udaljenost. On je bezličan i ne izražava nikakav odnos prema sugovorniku. Kasnije ljudi idu u "ljubazni pozdrav", čime se označava da je više povjerenja u odnosu. "Topli pozdravi" ili "najtopliji pozdrav" mogu biti previše "topli" oproštaj, ako razgovarate o mogućnostima isporuke opreme. Najčešće ljudi brzo idu jednostavno "pozdraviti" i ostaviti ga za sve prigode. Isti Bloomberg piše da su "pozdravi" i "najbolji" dva od najutrentara i zato što je najpopularniji način do kraja pisama.

Što je s ostalima? "Iskreno" je stvarno "iskren" ili namjerno formalan način da se kaže "zbogom"? "Živjeli" je pogodan kada dijelimo fotografije iz korporativne stranke ili tako možete pisati klijentu? U svakom slučaju, vaš stil pisanja odražava vaš stav prema sugovorniku. Štoviše, koristeći različite jezične jedinice, možete instalirati ili objediniti razne odnose između ljudi. Podijelit ću s vama zaključcima iz stvarne prakse komuniciranja s inozemnim kupcima, investitorima i menadžerima. Također možete uputiti takve publikacije kao Inc., poslovni insider, Bloomberg ili kontaktirati Will Schwalbe, suvlasnik je da: Zašto ljudi tako loše e-poštom i kako to učiniti bolje ". Oni daju vrlo slične preporuke.

Dakle, mi ćemo analizirati svaku opciju zasebno

"Vjerno je" - Vjerojatno najviše zastarjelih i najnižnije opcije. Izražava duboko poštovanje sugovornika. Izraz je prilično prihvatljiv u zemljama srednjeg i Bliskog istoka, ali u zapadnoj kulturi je rijetko i koristi se samo ako ste počeli pismo od riječi "Poštovani gospodine".

"S poštovanjem" ili "Iskreno" - Ovo je odgovarajuća opcija, ako trebate biti posebno pristojno, ali nema više. Ne "toplina" ili "iskrenost" nije ovdje. Tako završava pismo odvjetnika koji će i dalje staviti nezamisliv račun, ili osobu s kojom imate nesuglasica u poslovanju, ali ima smisla nastaviti suradnju i zadržati profesionalnu udaljenost. Tako je moguće završiti popratno pismo potencijalnom poslodavcu. Zato preuzmite pismo, koje je počelo s žalbom po imenu ("Dragi John" / "Dragi gospodine Jones").

Jedna nijansa: "S poštovanjem" Doista može odražavati vaš drhtanje i iskren stav prema osobi ako napišete pismo rođaku, članu obitelji ili vrlo bliskom prijatelju. No, budući da je ovaj stupac posvećen poslovnoj komunikaciji, učinit ću naglaske na temelju činjenice da sutra može doći u uredu.

"NAJBOLJE" - najsigurnija i najpopularnija opcija u poslovnoj korespondenciji između prijevoznika engleskog jezika, Kada sumnjate, ispričajte ova četiri slova, zarez i vaše ime.

"Hvala" - Također siguran, ali luda opcija. Ljudi pišu "hvala" svugdje, čak i kad vam ne zahvaljuju na bilo čemu, pa ga koristite kada stvarno želite reći "hvala." Dodajte uskličnik - "Hvala!" Da biste pokazivali da napišete ovu riječ nije automatski.

"Puno hvala" - ovo je dobra opcijaAko vam je osoba pomogla ili obećala pomoći, i iskreno želite izraziti zahvalnost. U drugim slučajevima čini se da je predložak i neiskreni.

Ttyl, tafn., itd Dakle, ne biste trebali pisati, bez obzira na to koliko želite pokazati da znate ove rezove. Ttil ("razgovarati s tobom kasnije") ili TAFN ("to" sve za sada "). Takve opcije su neprofesionalne i mogu osramotiti vaš sugovornika, koji ih ne poznaje ili ne koristi za takav stil komunikacije (Outlook je još uvijek ne glasnik).

Veselim se, Ova fraza ima smisla u slučaju da ćete uskoro vidjeti osobu, upoznati u Skype ili razgovarati o projektu nakon promjene telefona. U drugim slučajevima, bolje je ne koristiti.

Razgovarati s vama uskoro "/" razgovarati uskoro " - Prva opcija je formalnija, druga je jednostavnija. Trebali bi se koristiti kada zapravo namjeravate razgovarati s tom osobom uskoro. Inače, to je neiskreno i neće služiti kao poboljšanje u vašem odnosu s sugovornikom.

"USKORO VISE" - tako da pišu kad su dali sve informacije u pismu i obećavaju da napisati drugi - s dodatkom i odgovorima na druga pitanja. Ako to ne učinite, bolje je pokušati napisati sve odjednom, nego odabrati osobu koja kaže i ne. Obećavaju malo, učini puno.

"XX" - Ova se opcija mora koristiti s oprezom i bolje se ne inicirati. Ne koristim ga uopće u poslovnoj korespondenciji. Postoji niz stručnjaka koji se slažu sa mnom. Međutim, ona također ima mišljenje da je u nekim situacijama ovaj potpis prikladan. Na primjer, "Alisa X" je opcija za prijateljske, ali još uvijek profesionalne bilješke ili pisma, ako su oni "prijateljski odnosi" već formirani. Ako ne, nemojte osjećati sudbinu i ne crtajte dva križa. To znači "poljupci" ,

"Xoxo" - Ova opcija je potpuno neprihvatljiva i znači "poljubiti i zagrliti." Ostavite ga za bliske prijatelje i one s kojima želite mirisati.

"Živjeli" - Varijanta koja signalizira Amerikance da ste najvjerojatnije iz Engleske ili iz Australije, ili se pretvaraju da imaju odnos prema tim zemljama. U SAD-u se takav potpis koristi iznimno rijetke. Stručnjaci preporučuju se pitaju: "Hoćete li reći ovu riječ glasno drugoj osobi?", A ako ne, nemojte ga koristiti kao potpis.

["Tvoje ime"] - Ako dovršite pismo jednostavno po vašem imenu, dovoljno je "hladno" i "oštro" način da se oprostite. Ipak, vrijedi nešto prije nego što podsjetite osobu, kako je vaše ime, i time pokazuje vaš odnos prema suradnji - stvarni ili potencijal.

Prvi početni (npr. "A") - Neki ne pišu ime u potpunosti, već samo jedno slovo. Ako se sjećate, na početku članka pojasnio sam kako znak slova određuje kako kontaktirati vas. Ako osoba na kraju stavi jedno slovo "w", teško je reći što to znači. Kako ga kontaktirati? Volja ili William? Ili wolfgang? Imao sam smiješan slučaj s airbnbom. Rezervirao sam stan, a vlasnik je potpisao svoja pisma jednom slovom - "E". Bio sam vrlo neugodan za početak svakog sljedećeg pisma od riječi "hello e", ali nisam imao druge opcije. Kad smo se upoznali, ispostavilo se da je ovo djevojka, japanski i ona stvarno tako poziv - "i". Na japanskom, ovo ime je prikazano od hijeroglifa, ali djevojka ne preferira da ne komplicira život život - na engleskom piše njegovo ime s jednim slovom i traži da je kontaktira na taj način.