Коли потрібно починати складати графік відпусток. Складання графіка відпусток: вимоги та рекомендації
3. У третій стовпець заноситься П.І.Б. особи із зазначеного підрозділу, який обіймає цю посаду.
4. У четвертий стовпець записуємо табельний номер особи - його подивіться або в , або в .
5. У п'ятий стовпець заносимо загальну кількість днів відпочинку, які покладено співробітнику за відпрацьований час. Якщо працівник не використав якісь дні відпочинку у попередні періоди, вони усі підсумовуються.
6. У шостий стовпець вносимо відомості про плановані дати відпочинку.
Етап другий. Погодження (за наявності профспілки)
Етап шостий. Вибуття у відпустку
Коли форму Т-7 (інший бланк) затверджено, відпочинок відповідно до цього плану є обов'язковим для всіх. Скасувати документ неможливо. Подальші дії такі:
3. Співробітник знайомиться із наказом під підпис.
4. У стовпець 7 вносяться дати відпустки із наказу.
5. До особистої картки працівника (форма Т-2) до розділу VIII вносять відомості про дати відпочинку відповідно до наказу.
Етап сьомий. Перенесення відпустки
За всієї простоти роботи з формою Т-7 життя вносить свої корективи. Наприклад, ви можете підготувати та завантажити безкоштовно графік відпусток на 2020 рік у excel з урахуванням свят, затверджених на федеральному та регіональному рівнях. Потрібно ще враховувати, що іноді працівникові необхідно перенести запланований відпочинок залежно від обставин. У такому разі алгоритм роботи наступний:
1. Співробітник заздалегідь пише заяву у вільному вигляді.
2. Заяву працівника погоджує безпосередній начальник (у разі — керівник підприємства).
Керівник ухвалює відповідне рішення. При внесенні змін до форми Т-7 пам'ятайте, що вони вносяться тим самим порядком, яким затверджено бланк (наказ чи віза керівника).
3. Особа, відповідальна за роботу з Т-7, вносить необхідні відомості до стовпців 8, 9 та 10. Відомості беруть або із заяви працівника, або з наказу про внесення змін до графіка.
Якщо за згодою сторін між працівником та роботодавцем прийнято рішення, що перша не йде у відпустку у 2020-му, він пише заяву на перенесення відпустки, заява погоджується, у графіку заповнюються стовпці 8, 9 та 10, стовпець 7 не заповнюється.
Заповнений бланк графіка відпусток на 2020 рік (зразок)
Формування розумного графіка відпусток
Якщо у вашій компанії активно використовують програмне забезпечення, рекомендуємо безкоштовно скачати графік відпусток на 2020 рік в excel з урахуванням свят — «сервіс», який сам вважає дату початку та закінчення періоду відпочинку, якщо він випадає на офіційні неробочі дні. Але якщо у вашому регіоні затверджено додаткові дати відпочинку, їх доведеться вписати в програму самостійно, щоб вони також враховувалися.
Користуватися програмою легко. Введіть відомості про всіх працівників та заплановані дати відпусток, їх тривалість у вкладці «Планувальник». Автоматично з'являться відомості про дату закінчення відпочинку, причому допускається заповнювати відразу кілька періодів. Сервіс самостійно визначить дату, коли повідомити працівника (виділено червоним).
У вкладці «Сформувати графік» натисніть кнопку та з'явиться заповнений даними уніфікований бланк.
Обов'язково завітайте у вкладку Найближчі відпустки. У колонці (виділено червоним) перераховані всі федеральні святкові дні. Якщо додані додаткові неробочі дати у вашому регіоні, доповніть колонку. Програма автоматично врахує їх у розрахунку періоду відпочинку.
А якщо натиснути на кнопку «Найближчі відпустки», у таблиці з'явиться список працівників, яких незабаром доведеться відправити. Її легко роздрукувати та розіслати начальникам підрозділів або залишити собі, щоб ні про що не забути.
Почніть роботу над документом вчасно, щоб укластися вчасно. Дізнайтеся, як скласти безпечний графік відпусток – 2020. Експерти склали повне керівництводо дії.
У статті:
Завантажте корисний документ:
Графік відпусток на 2020 рік: хто складає і коли
Графік відпусток – обов'язковий документ, який складають щороку. У ньому прописують, як співробітники компанії відпочиватимуть наступного календарного року. Дотримуватися документа зобов'язані і працівники, і сам роботодавець. Останньому потрібно скласти документ із чітко прописаними датами.
Графік відпусток потрібен, щоб:
- Заздалегідь скласти повідомлення, виплатити відпускні та виконати всі інші зобов'язання щодо відпускника.
- Вчасно знайти заміну фахівцю, який іде у відпустку.
- Не допустити, щоби співробітники накопичували невикористані відпускні дні - за це компанію можуть оштрафувати.
- Розподілити відпускні дні за робочими групами, бригадами та відділами так, щоб жоден підрозділ не простоював через одночасну відсутність кількох співробітників.
Упорядкування графіка відпусток на 2020 рік доручають кадровику. Можна взяти за основу уніфіковану форму № Т-7 , Затверджену постановою Держкомстату РФ №1 від 5.01.2004 року. Також можна розробити власний бланк документа, затвердивши його наказом. Документ засвідчують підписом керівника кадрової служби та передають на затвердження директору компанії.
Увага!ГІТ контролює терміни затвердження документа на 2020 рік та суворо стежить за їх дотриманням. Крайня дата – 17 грудня, у 2019 році це вівторок. Можна перестрахуватися та затвердити документ 2020 заздалегідь. Враховуйте тривалість робочого тижня у вашій організації.
Відомості, які мають бути у зразку:
- Реквізити роботодавця.
- Інформація про працівника: структурний підрозділ, посада чи професія, табельний номер, прізвище, ім'я та по батькові.
- Дати початку відпустки.
- Кількість календарних днів відпустки.
- Дані про перенесення та примітки, що відображають його причину.
Як позбутися боргів по відпустках за 2019 рік
Кадровіку потрібно порахувати дні відпустки, які працівники накопичили за минулі періоди роботи у компанії. Правильна кількість днів, які працівник має право використовувати у 2020 році, потрібно вказати у графіку відпусток, або скласти окремий графік погашення заборгованостей із відпусток.
Графік погашення заборгованостей із відпусток
Є кілька способів погасити борги відпусток, якщо співробітник не проти отримати за них грошову компенсацію, а ви не хочете тягнути такі борги на наступний рік. У кожного з них свої плюси та мінуси.
Шпаргалка. Як позбавитися від накопичених заборгованостей по відпустках
Порядок складання на 2020 рік: покроковий алгоритм
Крок 1. Дізнайтеся про бажання працівників
Кого внести до нового графіка
Вносите до шаблону документа на 2020 рік усіх штатних співробітників, у тому числі зовнішніх та внутрішніх сумісників. Ви можете не відображати у загальному списку декретниць, які наступного календарного року не планують повертатися до роботи. Але тих, у кого декрет наступного року закінчується, вносьте одразу.
Початківцям, які влаштувалися в компанію після затвердження документа, відпустка за перший рік надається за заявами, а не за графіком.
Перевірте, чи є у колективі пільговики. Вони мають право на відпустку у будь-який зручний час згідно з нормами ТК.
Якщо компанія велика, уповноважте лінійних керівників скласти попередні проекти графіків по кожному відділу, а потім поєднайте їх у зведений графік відпусток в екселі (завантажити типовий шаблон можна онлайн). Зробити це швидко та без помилок допоможе розумна таблиця Excel від експертів журналу Кадрова справа. Вона допоможе розібратися з датами закінчення відпусток з урахуванням свят, попередить, у кого найближчим часом розпочнеться відпустка та сформує уніфіковану форму графіка.
Розумний графік відпусток: оновлена версія на 2020 рік
Увага!З жовтня 2018 року набула чинності нова стаття 262.2 ТК РФ, що закріплює за працівниками з трьома і більше дітьми віком до 12 років право взяти щорічну оплачувану відпустку в будь-який зручний час.
Врахування думки працівників дозволить уникнути образ та конфліктів при складанні графіка відпусток. Зібрати побажання підлеглих доцільно доручити керівникам підрозділів. Вони врахують взаємозамінність співробітників, сезонне навантаження. Якщо організація невелика, то зібрати побажання всіх працівників може кадровий працівник.
Порада від редакції журналу «Кадрова справа»
Заздалегідь обговоріть зі співробітниками терміни відпустки або запитайте відомості у письмовій формі. Наприклад, доручіть начальникам відділів та робочих груп скласти попередні графіки, а потім зведіть їх в один документ. Що для цього потрібно читайте у статті:
Крок 2. Складіть попередні графіки
Часто зважити на бажання всіх працівників просто немає можливості. У цьому випадку без змін залишаємо лише побажання пільгових категорій. Іншим даємо можливість самостійно домовитися про час відпустки.
Багато працівників хочуть піти у відпустку саме влітку. Щоб це забезпечити, можна запланувати відпустки частинами. У цьому випадку працівник буде вказано у графіку відпусток двома рядками. При цьому врахуйте:
- Знадобиться письмове підтвердження, що працівник згоден поділ відпустки на частини.
- Одна з частин відпустки має бути 14 або більше календарних днів.
Якщо домовитись у працівників не виходить, то керівники підрозділів можуть запланувати їм відпустку у той період, коли це зручно для організації. До речі, деякі місяці взагалі можна зробити «закритими для відпусток». Роботодавець має право це зробити, якщо через особливості виробництва відсутність працівника у період може погано позначитися нормальному ході роботи організації.
Крок 3. Перевірте попередні графіки
Попередньо складені графіки керівники підрозділів передають до кадрової служби для перевірки. Кадровик перевірить, чи не починається відпустка раніше, ніж період, за який вона надається.
Крок. 4. Оформіть проект графіка відпусток
Проект – це оформлений, але ще не підписаний та не затверджений документ. Щоб співробітники менше конфліктували через відпустки, зберіть у них заяви з побажаннями, коли і на скільки вони планують піти в щорічну оплачувану відпустку наступного року. Складіть проект графіка відпусток – 2020. Так врятуєте свої нерви та заощадите час – не доведеться пояснювати забудькуватому працівникові, чому його відпустку у графіку поставили на листопад, хоча він хотів відпочивати влітку.
Шпаргалка. Як скласти проект графіка відпусток
Крок 5. Погодьте та затвердіть графік відпусток
Графік відпусток потрібно погодити з профспілкою, але тільки якщо вона є в компанії. Проект документа у профкомі мають розглянути протягом 5 робочих днів. Не дочекалися вмотивованої думки – стверджуєте без згоди.
Затвердити графік відпусток потрібно за 2 тижні до наступного календарного року. 17 грудня – найпізніший термін затвердження графіка.
- Графік відпусток може затвердити керівник організації. Для цього він ставить дату та свій підпис у верхньому правому кутку документа.
- Графік відпусток можна затвердити, якщо видати наказ щодо основної діяльності компанії та включити до нього пункт «Затвердити графік відпусток на 2020 рік». Сам графік відпусток буде додатком до наказу.
Увага!У законі не зазначено, яким способом слід затверджувати графік відпусток. Керівник робить це на власний розсуд.
Перед тим, як віддавати графік відпусток на 2020 рік керівнику на підпис, перевірте, чи немає цих помилок у вашому документі.
Типові помилки у графіку відпусток
Експерти радять затвердити документ у перший спосіб. По-перше, в уніфікованій формі Т-7 передбачено гриф затвердження особисто керівником. По-друге, термін зберігання графіка відпусток дуже малий - лише рік із моменту закінчення їхньої дії, і недоцільно затверджувати такі документи наказами, які зберігаються постійно.
Закон не вимагає ставити на графіку печатку організації. Документ призначений лише для внутрішнього використання.
Крок 6. Ознайомте працівників із графіком відпусток
Трудовий кодекс прямо не передбачає, що працівників потрібно знайомити з графіком відпусток під розписку. Стаття 123 ТК РФ говорить тільки про те, що потрібно сповіщати працівника про початок відпустки за 2 тижні до його початку. Але Роструд (лист від 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) вважає, що графік відпусток є локальним актом організації, тож роботодавець зобов'язаний знайомити з ним працівників під підпис.
Експертна відповідь із «Системи Кадри»
Чи потрібно знайомити співробітників із графіком відпусток?
Розповідає Ніна Ковязіна, заступник директора департаменту МОЗ Росії
Однозначної відповіді це питання закон не містить. Нині з цього питання є дві протилежні позиції.
Розмір штрафів:
- Для посадових осіб (бухгалтер, кадровик) – попередження чи штраф 1000-5000 руб.
- Для ІП – штраф 1000-5000 руб.
- Для організацій – від 30 000 до 50 000 руб.
- Такий самий штраф загрожує тим, хто не затвердив документ зовсім.
Де завантажити зразок графіка на 2020 рік
Приклад заповнення графіка відпусток на 2020 рік
Використовуйте «розумний» документ у форматі excel, щоб укластися у відведені законом терміни і не допустити помилок під час роботи над документом. До таблиці додається готовий шаблон для друку - уніфікована форма №Т-7 з усіма необхідними реквізитами. Складаючи доумент, намагайтеся враховувати побажання співробітників та дотримуйтесь прав багатодітних батьків та інших пільговиків, яким ТК РФ дозволяє брати відпустку в будь-який зручний час.
Графік відпусток призначений надання щорічних відпусток працівникам компанії.При цьому, згідно зі статтею 123 ТК РФ частини 2, графік відпусток, затверджений наймачем, є обов'язковим до виконання як кожного співробітника, так самого роботодавця.
Важливо:Складання графіків обов'язково всім юридичних, незалежно від чисельності штату організації. Якщо такий документ відсутній для підприємства, це адміністративним порушенням із застосуванням покарання.
Нижче можна безкоштовно скачати шаблон графіка відпусток в ексель та приклад заповнення.
Чи можна поділяти відпускний період на частини?
Кожен працівник має право поділу своєї відпустки на дві рівні частини, кожна з яких має бути не менше 14 днів. У цій ситуації виникають деякі складнощі із заповненням форми Т-7, оскільки вона не передбачає таких дій. Однак проблему, як заповнити графік у разі, якщо щорічний відпочинок розділений на частини, все-таки вирішують.
Деякі спеціалісти кадрового відділу задіяють додаткові рядки або додають ще одну графу для візи працівника. Інші співробітники використовують додатковий , який додається до графіка.
Як правильно відобразити минулий рік?
Якщо з виробничої необхідності або інших причин у поточному році не вдалося взяти всі дні, які покладено співробітнику, такий залишок називається невикористаною відпусткою. У підлеглих забудькуватих керівників чи трудоголіків невикористані дні відпустки схильні збиратися і збільшуватися.
Як правильно зробити запис у формі Т-7? Це може відбиватися так: «Календарні дні та дата початку – 14 за 2014 рік із 5.09.2016, 28 за 2015 рік із 29.09.2016, 28 за 2016 рік із 28.11.2016».
Чи можна вказувати лише місяць?
У більшості випадків кадровики вказують лише місяць передбачуваної відпустки працівників.Однак, ніхто не забороняє вказувати конкретні дати. Все залежить від того, як влаштовано роботу кадрової служби та керівництва компанії.
Чи дозволяється заповнювати за фактом початку відпочинку?
Не є можливим, оскільки у ст. 123 зазначено, що графік складається на будь-якому підприємстві не пізніше ніж за 14 днів до початку наступного року.
Кого із співробітників включати до документа?
- щорічний основний оплачуваний;
- щорічний додатковий оплачуваний;
- не використаний працівником у поточному році та перенесений на наступний рік.
План черговості відпочинку складається для всіх працівників:
- зайнятих за основним місцем роботи;
- для осіб, які поєднують трудову діяльність(Сумісників).
Громадяни, які працюють за цивільно-правовим договором, до графіка не включаються, оскільки щорічна оплачувана відпустка їм не належить.
Також до плану не входять адміністративні відпустки (без збереження заробітної плати), відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, по догляду за дитиною.
Чи потрібно прошивати?
Ні, прошивати графік не потрібно, оскільки він є документом інформаційного характеру і до нього часто доводиться звертатися.
Тривалість основного часу відпочинку
Тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки, зазвичай, становить 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ).
Стаття 115 ТК України. Тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки
Щорічна основна оплачувана відпустка надається працівникам тривалістю 28 календарних днів.
Щорічна основна оплачувана відпустка тривалістю понад 28 календарних днів (подовжена основна відпустка) надається працівникам відповідно до цього Кодексу та інших федеральних законів.
Порядок заповнення
Робота із заповнення таблиці починається з внесення кадровим працівником інформації у перші шість граф.Слід орієнтуватися на такі приписи:
- Графа 2– посада співробітника, вказана у штатному розкладі.
- Графа 4- Вказівка табельних номерів, якщо такі не присвоюються, то графа пропускається.
- Графи 7-9– спеціаліст кадрової служби заповнює рукописним текстом, відзначаючи відхід працівників у відпустку. Після повернення працівників відповідні позначки робляться у графі 7.
- Графа 8– вказується документ, який є підставою для перенесення відпустки.
Початкова дата для них проставляється у графі №6, а якщо вона зазнає змін, то вони вносяться до колонок 8-9.
Керівник має право внести до бланку додаткову графу 11,у якій кожен трудящий повинен розписатися, підтверджуючи свою обізнаність. Принагідно можна складати повідомлення, що використовуються як додатки, а також внести певні зміни щодо дати відпустки на підставі заяви співробітників.
Процедура затвердження
Черговість надання відпочинку трудящим завжди стверджує лише керівник компанії. Документ візується керівником кадрової служби та директором компанії. У процесі формування графіків відпусток можуть брати участь представники профспілки.
Чи ставиться друк?
Ставити друк немає потреби, якщо тільки внутрішніми правиламироботодавця не встановлено іншого порядку. Графік відпусток є внутрішнім документом підприємства.Тому ставити на ньому друк не потрібно.
Друк організації з загальному правилує додатковим підтвердженням повноважень особи, яка підписала документ, для зовнішніх контрагентів. Реквізиту друку немає і на уніфікованій формі графіка № Т-7, яка затверджена постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1 .
Якщо роботодавець використовує самостійно розроблену форму графіка, то за бажання він може передбачити на ній реквізит друку та заповнювати його.
Типові помилки та способи їх уникнути
Щоб грамотно скласти графік відпусток, потрібно знати норми чинного законодавстваі пам'ятати, що:
- Начальник і заступник не можуть піти у відпустку одночасно.
- У відділі має залишатися така кількість співробітників, яка може підтримувати його функціонування.
- Взяти відпочинок одночасно не можуть фахівці одного профілю.
- Відпустку, що накопичилася за кілька років, не варто підсумовувати, краще розбити її на кілька частин.
- Не потрібно покладати обов'язки працівника, який перебуває у відпустці, на того, хто має право піти у відпустку позачергово.
- Розподіл відпускних днів потрібно формувати таким чином, щоб не страждав на робочий процес, а також трудящі.
Ознайомлення працівників
Оскільки графік відпусток який завжди відбиває побажання працівників, доцільно ознайомити всіх працівників із його затвердженим варіантом. І тому можна передбачити спеціальну графу у вигляді графіка відпусток («З датами відпустки ознайомлений»), чи скласти відомість ознайомлення.
Про дату початку відпочинку наймач зобов'язаний сповістити кожного працівника під особистий підписпізніше, ніж два тижні (год. 3 ст. 123 ТК РФ).
Для цього до бланку графіка можна включити додаткову графу («Про дату початку відпустки повідомлено»). Можливі інші варіанти оповіщення трудящих, наприклад, відомості, віза ознайомлення на наказі про відпустку (). Наймач самостійно визначає найбільш вдалий спосіб сповіщення співробітників про відпустку.
Отже, ми розглянули, як працювати із графіком щорічних відпусток. Підсумовуючи, зазначимо, що це обов'язковий документ, який має формуватися у кожній компанії з освітою юридичного лиця. Документ затверджується та підписується керівником організації.
Складається план черговості відпочинку за 14 днів до початку нового календарного року.Зміни вносяться в окремих випадках (за наявності заяви працівника та інших документів). Для точного та правильного відображення інформації використовується уніфікована форма Т-7, проте допускається варіант довільної форми.
Відео на тему
Дивіться відео про складання графіка відпусток за формою Т-7:
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.
Складання графіків відпусток співробітників на наступний календарний рік за підписом керівника проводиться у кожної організації пізніше двотижневого терміну до 1 січня. Це правило закладено у 123-й статті Трудового кодексу. Тобто, наприклад, 17.12.2016 р. – остання дата його затвердження при складанні графіка відпусток на 2017 рік.
Що він містить
Призначення його - відобразити інформацію про порядок розподілу оплачуваних щорічних відпусток кожного із працівників. Плануються такі дані весь календарний рік у помісячному розрізі. Розробкою графіка займається кадрова служба, що забирає в її фахівців чимало часу.
Організація процедури збору та обробки потрібної інформації може бути різною. В одних організаціях ця робота доручається безпосередньо виділеному під це фахівцеві, в інших обов'язки розподіляються інакше. Кожен із співробітників відділу кадрів розповідає конкретними підрозділами.
Складання графіка відпусток – процедура відповідальна. Потрібен облік великої кількостіфакторів - від побажань самих працівників щодо актуальних термінів до важливих потреб виробництва. Одночасно слід слідкувати за дотриманням норм трудового законодавства. Можна і потрібно відображати порядок та всі нюанси та умови щодо цього питання в основних локальних актах організації. Тобто вони мають бути прописані на сторінках колективного договору чи ПВТР.
Наказ про складання графіка відпусток: зразок та головний зміст
Процедура заповнення такого графіка має бути докладно описано в інструкції, що стосується питань кадрового діловодства. Якщо вона там відсутня, робота повинна починатися з виходу відповідного наказу - про складання графіка відпусток. Що він повинен утримувати?
1. Ф. І. О. спеціаліста, на якого покладається обов'язок підготовки даного документа.
2. Строки погодження з працівниками їх конкретних побажань щодо дат початку відпустки кожного.
3. День, до якого керівник структурного підрозділу втручає вищезазначені побажання з планами виробничих робіт кожного відділу.
4. Строк надання проекту графіка керівництву на затвердження.
Нижче ми пропонуємо подивитись зразок складання графіка відпусток як відповідного наказу.
Основні принципи роботи
Які вимоги обов'язково повинні братися до уваги при складанні графіка відпусток? Він має на увазі особливості виробництва, дотримання технології робіт і принцип взаємозамінності співробітників. Можливості цього закладено Трудовим Кодексом РФ. Щоб уникнути розбіжностей та суперечок, черговість відпусток з порядком її визначення обов'язково прописується в колективному договорі або іншому нормативному локальному акті. Наприклад, обов'язково вказівка на неможливість одночасного відходу у відпустку керівника підрозділу та його заступника.
Залежно від специфіки організації на документальному рівні може бути зафіксовано надання щорічних відпусток протягом певних місяців. Наприклад, у школах вони бувають лише влітку, інакше процес навчання може бути дезорганізований. Бувають ситуації, коли зручно відправити відпочивати одразу більшу частину колективу. Це часто пов'язано з сезонними підйомами та затишшями у роботі того чи іншого виробництва.
Але в більшості випадків оптимальний варіант – відносно рівномірний розподіл відпусток упродовж календарного року.
З чого почати?
Які основні правила складання графіка відпусток? Підготовкою проекту їх у організаціях зазвичай займається кадрова служба. Для зручності використовують спеціальні бланки. У сучасних умовах загальноприйняті комп'ютерні програми для складання графіку відпусток. На попередньому етапі аналізується інформація про використання їх співробітниками за минулий період із визначенням можливої кількості днів відпочинку на поточний рік. Уточнюється наявність працівників, які належать до пільгових категорій та мають право на перевагу в черговості.
Потім дані щодо співробітників передаються керівництву окремих підрозділів. Завдання їх - уточнити думку працівника при складанні графіка відпусток (кожної особисто) щодо дати догляду або можливості поділу на частини. Такі побажання мають бути розумно узгоджені із планами роботи підрозділу протягом року, на основі чого виробляється оптимальна черговість. Таким чином, усі відділи влаштовують власні проекти.
Зібравши результати воєдино, кадрова служба займається підготовкою з урахуванням зведеного графіка відпусток протягом усього організацію, який потім передається затвердження керівництву.
Що обов'язково для включення
Туди включаються оплачувані щорічні відпустки - основна і додаткова, а також календарні дні, які залишилися невикористаними співробітниками цього року. Стандартна тривалість основної відпустки – 28 днів (календарних) Частина категорій працюючих згідно із законом користується відпустками більшої тривалості. Про кого йдеться?
Неповнолітні (до 18 років) працівники, відповідно до 267 статті Трудового кодексу, користуються правом відпустки довжиною в 31 календарний день. Відпустки інвалідів, за 23-ю статтею ФЗ № 181, що стосується питань соціального захисту цієї категорії, не повинні бути коротшими за 30 днів. та інших педпрацівників - від 42 до 56 днів (у всіх випадках мова йдепро дні саме календарні) залежно від виду ОУ ( дитячий садок, школа) та посади. Це положення регламентується статтею 334 ТК РФ, і навіть спеціальною Постановою уряду № 724, прийнятому 2002 року.
Права передбачають відпочинок протягом 30-35 днів щорічно на підставі ФЗ № 79, ухваленого у 2004 році.
Про додаткові відпустки
Вище йшлося про основні щорічні оплачувані відпустки. Крім того, згідно з 116-ю статтею ТК РФ, існують ще й додаткові відпустки. Право на них мають ті, хто зайнятий на небезпечних та шкідливих роботах (або мають особливий характер), працюють у ненормованих умовах, у місцевостях Крайньої Півночі тощо, а також у деяких інших випадках, обумовлених законом.
Кожен із роботодавців, враховуючи свої фінансові та виробничі можливості, має повне право встановлювати працівникам додаткові відпустки за власною ініціативою. Порядок такої процедури, як і типові правила складання графіка відпусток, затверджується колективним договором з огляду на думку профспілкової організації. При розрахунку загальної тривалості підсумовують дні додаткових відпусток з основними та відображають у графіку.
Про пільгові категорії
Складаючи його, не слід забувати про те, що в організації можуть бути працівники, які мають право на відпустку в той час, який є зручним для них. Почати складати графік слід безпосередньо з цих людей. Кому ж світить такий привілей?
1. Неповнолітнім, які не досягли 18 років (за ст. № 267 ТК).
2. Працівникам-сумісникам (відпустки на основній та додатковій повинні збігатися за часом - стаття 286 TK).
3. чоловіка та дружини у разі зобов'язані збігатися - стаття 11 ФЗ № 76 про статус військовослужбовців).
4. Жінкам до або безпосередньо після відпустки, покладеної у зв'язку з вагітністю та пологами, або після закінчення відпустки, що дається для тривалого догляду за дитиною - стаття № 260 TK.
5. Тим працівникам, чиї дружини використовують відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами - стаття 123 TK.
Навіть погодивши всі дати та терміни з представниками вищезгаданих категорій, керівник має бути готовий до ситуації, коли хтось із них протягом року змінить прийняте рішеннята подасть заяву на відпустку з іншої дати. Права відмови у разі начальник немає.
Порядок складання графіка відпусток в окремих випадках
Планувати відпустки працівники можуть і цілком, і частинами. Поділяючи його, слід дотримуватись вимог 125 статті Кодексу. Вони полягають у наступному: як мінімум одна з частин повинна дорівнювати 14 календарним дням або більше. Причина проста і пов'язана із турботою про здоров'я громадян. Термін відновлення після напруженої роботи протягом року для людини становить щонайменше два тижні.
Інший нюанс - подібний поділ частинами відпускного часу можливий лише за погодженням між працівником та керівництвом. Якщо хтось один із них проти, роздробити відпустку не можна. Свою згоду на такий поділ керівник підтверджує підписом у графіку чи наказі відпусток. А де саме розписується інша сторона – працівник – законом не регламентується. У конкретних організаціях користуються отримання цього підтвердження різними методами.
1. Коли ініціатива поділу відпустки – справа працівника, їм подається заява з проханням про це. Це робиться до тієї дати, коли графік має бути затверджений. У разі згоди роботодавця на заяву їм проставляється резолюція "дозволити" з датою та підписом.
2. У ситуації ініціативи з боку керівництва при розробці відпускного графіка роботодавцем може бути запропоновано співробітнику поділ основної відпустки на потрібну кількість частин із зазначенням дат початку та закінчення кожної з них. Якщо ініціатива зустрічає розуміння, підлеглому належить підтвердити - "ознайомлений і згоден" - так само, з власним підписом, її розшифровкою та поточною датою. Така форма досягнення угод відповідає юридично ухваленим нормам. Але цей спосіб вимагає деяких витрат часу.
3. У формі графіка вводиться додаткова колонка - "ознайомлений та згоден" - та рядки, передбачені для підписів працівників із розшифровкою. Розписавшись, співробітник підтверджує відсутність претензій щодо дат відпустки та фактів можливого поділу його за "шматками". Таким чином, заощаджується робочий час.
Зверніть увагу
Спосіб цей відноситься до поширених, але тут існують деякі нюанси. Цілком коректним назвати його не можна. Допустимо, отримано підписи всіх співробітників, крім одного. У разі категоричної відмови змусити його керівництво права не має. Прийде або складати новий графік, або потурбуватися збором підписів всіх інших повторно. Тобто цей спосіб із погляду закону досить сумнівний.
У деяких організаціях уже у правилах внутрішнього розпорядку прописано пункт про надання відпусток двічі на рік (кожен дорівнює 14 календарним дням). За умовчанням мається на увазі підпис співробітника при ознайомленні з цим документом як згоду на такий поділ. Але стаття 8-а ТК РФ розцінює це як погіршення становища працюючого. Річ у тім, що ПВТР - організації, і висловлює лише волю керівника, але з угодою сторін трудових відносин. Даного його статусу не змінює облік думки представників профспілки.
Про новачків, сумісників і мам з дітьми
Що слід знати щодо новоприйнятих співробітників? Право на оплачувану відпустку з'являється через півроку безперервної діяльності в цьому місці (122 стаття ТК). За згодою з роботодавцем цей термін може бути зменшено. Для певної категорії працюючих (неповнолітніх, сумісників тощо) він залежить від стажу у цій організації.
Як плануються це не так просто. Часом відсутня інформація про час відходу такого співробітника у відпустку за основним місцем. Найчастіше так виходить, якщо процедура розробки графіків обох організаціях ведеться одночасно. Оскільки обов'язковість одночасного надання суворо регламентується, терміни складання графіка відпусток доведеться планувати, орієнтуючись слова співробітника. До того ж слід бути готовим до можливого перенесення дати.
Чи повинен графік містити прізвища робітниць, які перебувають у відпустках для догляду за дітьми? У багатьох організаціях до нього включають прізвища всього Жінок, які сидять з малюками, закон туди не включатиме, але й не забороняє цього. Практично чергові відпустки цієї категорії розпланувати заздалегідь неможливо. Адже кожна з працівниць має право перервати відпустку з догляду та повернутися до службових обов'язків у будь-який зручний для себе момент.
Крім того, відсутня будь-яка інформація про те, коли ця співробітниця захоче скористатися правом щорічної відпустки. Тому такі випадки слід розглядати в індивідуальному порядку.
А за минулі роки?
Як бути з невикористаними відпустками? Включаються вони у графік чи ні? Чи справді дні, які не використані протягом 2-х років, можуть "згоріти"? Згідно з Листом Роструда № 473-6-0 від 2007 року, такі відпустки включаються до загального графіка або надаються за заявою працівника. Зручніше, якщо вони будуть відображені при складанні графіка відпусток на 2017 (або будь-який інший) календарний рік, оскільки це дасть змогу наочно подати стан справ із накопиченими невикористаними днями відпочинку у розрізі всієї організації.
Відповідно до законодавства, у відпустки слід відправляти працівників щороку. Випадки перенесення їх на наступний рік належать до винятків. Надати таку "прострочену" відпустку потрібно не пізніше 12 місяців після закінчення року, за який вона покладена (124-та стаття). Тобто складання графіка відпусток на 2017 рік передбачає внесення до нього всієї "заборгованості" днями відпочинку перед працівниками за 2016-й.
Відмовляти у наданні відпусток два роки поспіль забороняється, а пільговим категоріям (неповнолітнім та працюючим у небезпечних, шкідливих умовах) належить відпочивати щороку. "Згоріти" відпустка не може. Права працівника на нього зберігаються, але керівника при виявленні у разі перевірки трудовою інспекцією факту подібної економії можуть серйозно покарати.
Написано пером...
Після закінчення процедури затвердження відпускного графіка він обов'язковий виконання. Це означає, що перенести без особливо вагомої причини терміни, зазначені у документі, начальство не має права. А працівник зобов'язується належні дні використовувати відповідно до написаного. У разі необхідності будь-яких відхилень будь-яке з них оформляється відповідним наказом з проставленням у графіку відмітки про причину.
Якщо працівник приймається вже після затвердження документа, відпочивати його надсилають на підставі додаткового наказу про складання графіка відпусток або за власною заявою.
Оформлення – у чому особливості?
Форма відпускного графіка може бути розроблена організацією самостійно з урахуванням вимог 9 статті ФЗ № 402 "Про бухгалтерський облік". Вона містить у собі список реквізитів первинних документів з обліку, які є обов'язковими. Найзручніше при складанні графіка відпусток брати за основу Т-7 (уніфіковану форму). За потреби зайва інформація звідти може бути видалена та внесені додаткові графи. Наприклад, за відсутності профспілкового органу колонку про врахування його думки можна викреслити.
Назва організації, кожного структурного підрозділу, всі посади, П. І. О. співробітників наводяться повністю, без скорочень. У разі надання відпусток частинами на кожну з них виділяється окремий рядок. Підписується документ головним кадровиком та затверджується керівництвом організації. Обов'язковою є дата складання графіка відпусток. Думка профспілкового органу враховується за його наявності для підприємства.
Подбаємо про людей
Чи потрібне обов'язкове знайомство кожного співробітника зі складеним графіком? В даному випадку єдності думок серед експертів із трудового законодавства не спостерігається. Частина з них відносить такий графік до локальних актів із необхідністю ознайомлення кожного під підпис. Інші сходяться на думці, що це необов'язково.
Насправді у більшості організацій складання графіка відпусток все-таки передбачає збір підписів працівників під нею - з метою інформування останніх. Графік зазвичай розміщують у загальнодоступному місці на інформаційному стенді.
Примітки можуть містити будь-яку інформацію, необхідну кадровим працівникам. Наприклад - причини перенесення відпусток тощо. Оригінал документа прийнято зберігати у відділі кадрів. Копія зазвичай надається фінансовим службам з метою бухгалтерського облікудля оцінки та планування матеріальних резервів на виплату відпускних. Іншим структурним підрозділам, зазвичай, видаються виписки з графіка зручності організації виробничої діяльності.
Термін зберігання такого документа - рік після закінчення поточного календарного періоду. Відсутність його для підприємства чревато відповідальністю адміністративного характеру, оскільки вважається порушенням. Стаття 5.27 КоАП РФ призначає покарання у вигляді штрафу від однієї до п'яти тис. крб. (Посадові особи) або 30 000-50 000 руб. (юридичні).
Основним документом, що регулює відносини в галузі трудового правау нашій країні є Трудовий Кодекс РФ.
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:
ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
Для того щоб раціонально спланувати час догляду та тривалість перебування кожного співробітника компанії у відпустці та існує графік планованих відпусток, який потрібен в обов'язковому порядку під час перевірки трудовою інспекцією чи прокуратурою. Тому не можна недооцінювати його роль і нехтувати складанням цього документа.
Готуємось до відпустки заздалегідь
Одна з основних статей трудового закону говорить про те, що планування відпусток заздалегідь повинно здійснюватися в кожній фірмі. Відсутність графіка відпусток може спричинити штрафні санкції та адміністративну відповідальність.
При складанні локального документа враховуються переваги працівників, обов'язково запитується думка кожного члена колективу, коли він хоче піти у відпустку.
На основі висловлених переваг працівників, але не на шкоду виробничому процесу складається документ, на підставі якого проводиться планування відпусток.
Літера закону
Як говорить Трудовий Кодекс РФ кожна людина, який пропрацював в організації не менше шести місяців, має право на відпочинок, тривалістю, яка гарантована йому законом. Або настільки довго, як прописано у договорі – колективному чи трудовому.
Для того, щоб найбільш раціонально спланувати час щорічного відпочинку кожного члена трудового колективу та існує графік планованих відпусток.
Це локальний документ, який встановлює черговість та тривалість відпусток для працівників фірми. Складання його обов'язково у будь-якій організації. Він розробляється за два тижні до наступного року.
Графік відпусток – уніфікований документ, що складається формою Т-7. Форму затверджено Постанову Держкомстату РФ № 1 від 5 січня 2004 року.
- 2013 цей документ складався тільки за формою Т-7, при цьому не можна було видаляти графи з документа. З 2013 року підприємство може самостійно розробити форму документа, але при цьому вона має містити усі необхідні реквізити, передбачені для первинної бухгалтерської документації. Однак більшість підприємств, як і раніше, використовують уніфіковану форму, у зв'язку зі зручністю її застосування.
- У графіку відпусток обов'язкові підписи наступних осіб:
начальника кадрової служби;
начальників відділів компанії.
За кожен відпрацьований рік співробітнику надається відпустка у розмірі 28 календарних днів, виняток становлять лише працівники, що працюють в особливих умовах праці. До таких працівників належать особи, зайняті на шкідливих чи важких виробництвах, люди, які працюють у умовах Крайньої Півночі. Тривалість відпустки для цих категорій громадян є дещо більшою.
Додаткові дні відпустки надаються і в інших випадках, наприклад:
- У працівника трудовим договором встановлено ненормований робочий день. Їм додається 3 додаткові днідо основної відпустки.
- Підліткам до повноліття надається щорічна відпустка у 31 календарний день.
Специфіка підприємства
Як правильно скласти графік відпусток відповідно до специфіки діяльності підприємства? Займаючись цією справою, потрібно враховувати виробничі та фінансові можливості підприємства. Наприклад, не можна відправити у відпустку одночасно всю бухгалтерську службу чи відділ збуту. Це порушить нормальне функціонування організації. Те саме стосується і робітників, які беруть участь безпосередньо у виробничому процесі.
Графік планованих відпусток має бути складено те щоб підприємство продовжувало працювати у нормальному режимі та випускати продукцію.
В організаціях, зайнятих сезонною діяльністю, наприклад, сільськогосподарських, можна відправити більшу кількість працівників у відпустку взимку, коли мало роботи, і, навпаки, у період літньої пристрасті це робити не рекомендується. Літо – час відпусток співробітників навчальних закладів.
Правила складання графіка відпусток
Локальні акти підприємства
У багатьох організаціях приймаються локальні нормативні акти, які визначають двосторонні відносини між сторонами укладеного трудового договору. Вони передбачають розкриття таких істотних аспектів, як встановлення політики підприємства щодо оплати праці, премій, заохочень, передбачених в організації та інших питань.
Графік запланованих відпусток відноситься до обов'язкових локальних нормативних актів на думку Федеральної службиз праці та зайнятості. Це чітко прописано у листі Роструда № 4414-6.
Однак істотною відмінністю його від аналогічних документів є те, що форму уніфіковано Наказом Держкомстату Росії, як і штатний розпис.
Основні трудові документи та інші нормативні акти конкретної організації також можуть регулювати процес створення графіка планованих відпусток, а також порядок складання цього уніфікованого документа може прописуватися в колективному договорі (якщо він є).
Опитування співробітників
Перший важливий етап створення графіка запланованих відпусток – опитування співробітників усіх підрозділів організації. Під час опитування співробітник кадрової служби виявляє кращий час та кількість днів відпустки для кожного члена компанії.
У великих організаціях із наявністю великої кількості структурних підрозділів опитування доцільно проводити окремому уповноваженому співробітнику всередині кожного підрозділу.
Такою людиною найчастіше виступають начальники цехів чи співробітники відділу кадрів.
На основі опитування складається попередній план відпусток працівників кожного підрозділу.
Потім складені плани відпусток передають у кадрову службу, де співробітник відділу кадрів коригує їх на власний розсуд, а точніше, зіставляючи всі дані та враховуючи виробничий процес. Потім документ знову проходить процедуру погодження із працівниками та керівниками відділів.
Зрештою складається документ загалом з організації, який у своє чергу то, можливо роздроблений по конкретним відділам чи службам.
Графік складається і загалом з організації, без дроблення, якщо кількість працівників фірми невелика.
Дивіться також відео про методику складання графіка відпусток
Зручність за законом
- Приступаючи до складання графіка планованих відпусток, співробітник відділу кадрів повинен пам'ятати, що окремі члени трудового колективу мають право самі вибрати час і тривалість своєї відпустки. Це обумовлено у законодавстві. При цьому працівник, який претендує на надання відпустки у беззастережному порядку у зручний для нього час, повинен надати документи, що підтверджують його право на використання привілею. До співробітників, які мають право самим вибрати собі час та тривалість оплачуваного відпочинку, відносять:зовнішніх сумісників (вони можуть взяти відпустку на
- додаткової роботи
- в той же час, як і на основній);
Існують інші категорії осіб, вичерпний перелік яких зазначено у ТК РФ. Деякі групи людей також мають пільгові умови щодо вибору часу та визначення тривалості відпустки.
До них відносять:
- громадян, які зазнали радіаційного опромінення;
- інвалідів війни та учасників бойових дій;
- героїв СРСР, Росії, почесних донорів та інші категорії осіб, названі у федеральному законодавстві.
Якщо залишилися невикористані дні за минулий рік
В окремих випадках виникають ситуації, коли працівник має невикористані дні відпустки за попередні роки.
Відповідно до ТК РФ, забороняється неподання відпустки протягом понад 24 місяців поспіль.
У випадку, коли працівник має дні відпустки за попередні роки, він спочатку відгулює відпустку поточного року, і лише потім довільно йому надається час відпочинку за попередні періоди.
Невитрачені дні відпустки також можна відобразити у графіку відпусток, або надати їх у зручний для працівника час за згодою з роботодавцем.
В разі. Якщо невідгуляні дні відпустки не відображені у графіку відпусток, працівник не втрачає ними право, може взяти ці дні у час за погодженням з керівництвом фірми.
Насправді більшість працівників вважають за краще брати невикористані дні відпустки не відразу, а кілька разів протягом року.
Внесення коригувань протягом року
Протягом року до затвердженого графіка можуть вноситись коригування після двостороннього погодження їх між працівником та роботодавцем.
- Щорічний час відпочинку може бути перенесений на інший час у тих випадках, коли:
- співробітнику не було здійснено своєчасну виплату відпускних;
- якщо співробітника було повідомлено про настання відпустки з порушенням термінів; якщо відпустка співробітника може погано вплинути нагосподарську діяльність
організації.
Підставою для внесення зміни до уніфікованого документа є наказ роботодавця.У бланку форми Т-7 існують спеціальні графи, у яких вносяться відомості за зміни графіка відпусток.
У графи 7-9 вносяться записи у тому випадку, якщо здійснюється перенесення відпустки, а графа 10 «Примітка» заповнюється, якщо здійснюється переривання відпустки через виклик на роботу з перенесенням відпустки на наступний рік, або якщо відпустка співробітника порушує цілісність виробничого процесу підприємства.
- Затвердження нового документа протягом року, що може спричинити певні наслідки під час перевірки організації трудової інспекції.
- Створення форми доповнення до графіка відпусток.
Переважно використовувати другий варіант, так як це не викличе проблем з перевіряючими органами, як у першому випадку, коли на один рік може бути кілька форм Т-7.
Типові помилки при складанні графіка
Одне з найпоширеніших порушень на мікропідприємствах – відсутність графіка відпусток, тобто відпустка надається з ініціативи працівника. Це грубе порушення трудового законодавства, оскільки графік відпусток належить складати навіть у тому випадку, якщо в компанії працює 1 людина.
У деяких фірмах цей кадровий документ складається для галочки, без урахування побажання співробітників.Зрештою фактичний час відпустки не збігається з часом, заявленим у графіку. Ще одна помилка: відсутність підписів уповноважених осіб на документі.
У графік відпусток помилково може потрапити не лише основна відпустка, а й інші види відпусток.Наприклад, відпустка для догляду за дитиною, якій там не місце. Це типова помилка при складанні документа. Навчальна відпустка також не повинна відображатися у графіку.
Якщо відпустка надається частинами, то тривалість одного періоду відпустки має бути менше двох тижнів.
Іноді співробітники відділу кадрів дроблять відпустку на менші частини та відображають таку інформацію у графіку. Це помилка.
Працівник може одержати дві відпустки в одному році тільки в тому випадку, якщо він влаштувався на роботу у році, що передує році надання відпустки.
При цьому відповідна інформація має бути відображена у графіку відпусток.
Складаючи документ, слід пам'ятати, що не можна одночасно відправити у відпустку керівника структурного підрозділу та його заступника.Адже тоді виникає питання про те, хто ж виконуватиме обов'язки щодо керівництва підрозділом у період відсутності двох посадових осіб.
Нерідко роботодавці не надають відпустку у зручний для деяких категорій працівників час.
Якщо працівник згоден на поділ відпустки, він повинен підписатися наприкінці відповідного документа із записом про те, що він ознайомлений із документом і не має заперечень у зв'язку з поділом відпустки.
